La planificación es un punto fundamental para el éxito de tu empresa. Entre múltiples alternativas surge el flujo de trabajo (Workflow) que te permite estructurar las tareas a realizar.

Por ello, en esta ocasión hablaremos sobre cómo ejecutar esta metodología en tu empresa a través de sencillos pasos.

**¿Qué es un flujo de trabajo o Workflow?**

Entendemos como flujo de trabajo o Workflow a la metodología que permite estudiar las operaciones necesarias para realizar una acción y determinar los elementos que lo componen y su jerarquización.

Dicho mecanismo se lleva a cabo a través de 6 preguntas clave:

¿Cómo se lleva a cabo el trabajo a realizar?
¿Qué estructuras lo componen?
¿Cuál es el orden entre dichas estructuras y cómo se correlacionan?
¿Cómo se sincronizan?
¿Cuál es el ritmo de la información?
¿Qué seguimiento debe hacerse?

A partir de allí, el flujo de trabajo automatiza la secuencia de tareas necesarias para la ejecución de una actividad, haciendo hincapié en cada una de las etapas en función a las herramientas pertinentes.

Por ende, una aplicación de flujo de trabajo automatiza la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución del proceso.

Esto incluye el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo.

[bctt tweet=”El flujo de trabajo te permite estudiar las operaciones necesarias para realizar un proyecto y jerarquizar los elementos que lo componen, logrando automatizar las tareas necesarias para lograr el objetivo propuesto.” vía=”no”]

Dentro de esos pasos se pueden distinguir tres actividades distintas:

Colaborativas: Varios usuarios trabajan sobre una misma tarea para obtener un resultado en común.
Cooperativas: Varios usuarios trabajan particularmente partes de una tarea, en función a un resultado final, que luego se unen.
De coordinación: Una persona se encarga de distribuir las tareas, las cuales se realizarán individualmente.

Existen tres tipos de Workflow:

Ad-Hoc: En este método las reglas y las normas del proceso pueden ser creadas y modificadas durante su ejecución.
De producción: Contrario al anterior, este intenta mantener un ritmo de trabajo fijo, partiendo de tareas preestablecidas y conocidas por todos.
Administrativo: Es un punto medio entre los dos anteriores, pues engloba tanto actividades indefinidas, como reglas de ejecución preestablecidas.

La aplicación del flujo de trabajo trae numerosos beneficios a tu empresa, entre ellos:

Mejora la comunicación entre tus empleados.
Agiliza el proceso de trabajo.
La calidad de las tareas se optimiza.
Al hacer una planificación correcta, clara y comprensible para cada uno de los miembros de tu empresa, la resolución de las tareas será mucho más sencilla.
Ahorra tiempo y dinero.
Mejoras en el resultado final y los servicios al cliente.
Optimización de la información.
Logra un seguimiento constante y se hace del orden un elemento constante en tu trabajo.
Mayor centro administrativo.
Simplificación y mejora de la comunicación con tus empleados y entre ellos.
Se asegura que todas las tareas se cumplan y sean elaboradas con el equipo al que le fueron asignadas.
Aumento en la productividad. Esto dotará de estabilidad a tu empresa, pues reducirás los costos.
Organización en cada uno de tus proyectos, por lo que podrás controlarlos con más precisión.
Tus empleados podrán trabajar de manera independiente y tener movilidad.
Mejora la toma de decisiones de tu empresa.
Aumenta los beneficios para tus clientes.
El recurso humano de tu empresa pasa a ser la piedra angular, por lo que la gestión del conocimiento aumenta significativamente.

[bctt tweet=”La aplicación del flujo de trabajo trae numerosos beneficios, como por ejemplo, agilizar el proceso de trabajo, optimizar los resultados finales, generar estabilidad y ahorrar tiempo y dinero.” vía=”no”]

Por esto mismo, para obtener esa serie de ventajas, te recomendamos que estructures un modelo de trabajo, planifiques la integración entre sus diversos puntos, te plantees lo que necesitas e integres cada uno de los pasos.

Con todo esto te evitarás gastos innecesarios, así como pérdida de tiempo, pues automatizarás los procesos de tu negocio, además de mejorarlos y controlarlos optimizando tanto tu espacio de trabajo, como el resultado final.

Técnicas y herramientas para ejecutar un flujo de trabajo

Como se ha demostrado, son múltiples los puntos favorables que trae la implementación del flujo de trabajo en tu empresa.

A continuación presentamos una serie de técnicas y herramientas para que ejecutes el flujo de trabajo en tus proyectos empresariales:

1. Diagramas de flujo

Estos permiten representar el proceso en su totalidad. Generalmente, los pasos a realizar se encierran en círculos, rectángulos o cuadrados y se interconectan con flechas, mostrando la secuencia.

2. Diagrama de bloques de flujo funcional

Este sirve para describir lo necesario en términos funcionales. Contrario al diagrama de flujo, este se enfoca en la estructura interna del proceso. En consecuencia, indica:

Equipo necesario
Capacitación al usuario y al empleado
Software necesario
Herramientas requeridas

Estos cuatro puntos trabajan en función de las tareas específicas presupuestadas y establecen una secuencia en bloques de trabajo.

3. Diagrama de flujo de control

En este método se incluyen los límites y restricciones externas al proceso. Se diagrama todo lo que pueda surgir y cómo esto afectaría a las tareas a realizar.

4. Gráfico de Grantt

Hecho a través de barras, aquí se enfocan las actividades de un proceso en función al orden en el que deben ser hechas. Es ideal para hacer seguimiento y saber cómo va nuestro proyecto.

[bctt tweet=”Los gráficos de Grantt se hacen a través de barras que muestran cómo se estructuran las actividades a seguir, así como el orden y la secuencia que estas deben guardar entre sí.” vía=”no”]

5. Diagrama de evaluación y revisión

Con esta metodología podemos identificar cuánto tiempo tardará la concertación de nuestro proyecto. Propone que una tarea no puede realizarse hasta que no se culmine, evalúe y revise la anterior a esta.

Además, este diagrama permite evitar aspiraciones poco realistas, reducir el tiempo y aumentar la rentabilidad de nuestro proyecto.

6. Diagrama de IDEF

Parte de 16 pasos que crean un proceso final. Son ideales para controlar sistemas y chequear los flujos de funcionamiento.

De igual forma, representan gráficamente grandes cantidades de información con detalles específicos.

7. Diagrama por carriles

Este permite compartir responsabilidades y describir en detalle cómo se distribuyen las tareas y cómo se interconectan. Cada subtarea se genera por grupo y cada carril agrupa personas y departamentos que las llevarán a cabo.

8. Diagrama de roles

Dispone de las tareas que cada miembro del equipo ejecutará, según su formación y cargo a cumplir.

9. Ciclos de trabajo

Mediante círculos, se agrupan las tareas y quiénes las ejecutarán, estos aspectos se enlazan con flechas.

Conclusión

Aplicar el flujo de trabajo en tu empresa te permitirá jerarquizar tus tareas y organizarlas de la manera adecuada. Entre los muchos beneficios que esto conlleva, destaca la planificación que obtendrás al distribuir tus proyectos por secuencias.

Como se ha demostrado, existen numerosas opciones para aplicar el Workflow en tu empresa. Llevarlo a cabo te permitirá definir y controlar los recursos y tareas necesarios para completar tus proyectos.

Te puede interesar:

¿Cómo Ejecutar un Flujo de Trabajo en la Empresa?