En esta ocasión hablaremos de las plataformas tecnológicas que existen para llevar a cabo algunos procesos administrativos de recursos humanos, es decir, el Workforce Management.
Ya seas una empresa o un emprendedor, con un grupo de trabajadores de diez o mil empleados, hoy igualmente puedes tener la opción de organizar y planificar a tu equipo con estas herramientas.
Estas plataformas o aplicaciones están diseñadas para programar una jornada laboral, de un día o del mes, de manera que puedan hacerse proyecciones de lo que se desea lograr con determinadas actividades.
A continuación veremos de qué se trata, qué son, cómo se usan y demás detalles del Workforce Management.
¿Qué es el Workforce Management?
Se trata de soluciones tecnológicas para darle fuerza a las labores de sectores como los call center y centros de contacto. Es un sistema computacional especializado que automatiza procesos de Workforce Management, es decir de administración de personal.
Este sistema consta de cuatro pasos:
- Determina el volumen de fuerza de trabajo en el presente y a futuro, también se le conoce a este paso como Forecasting.
- Organiza y asigna el personal, también conocido como Staffing.
- Planifica los calendarios de los turnos de los agentes, también conocido como Scheduling.
- Verifica el desempeño diario, o RTA (Real Time Adherence) o GTR (Gestión en Tiempo Real)
[bctt tweet=”El Workforce Management es una manera de programar y llevar a cabo actividades con resultados esperados, optimizando tiempo y espacio.” via=”no”]
¿Por qué lo necesitas en tu empresa?
Cada empresa requiere de esta herramienta porque le permite tener orden, control y distribución de las actividades laborales diarias de su equipo, de esta manera se logra más eficiencia al distribuir las tareas de cada empleado.
Con esta herramienta lo importante es lograr que se cumplan los objetivos por empleado, ya que se pronostican las actividades y de esta manera se determina el espacio para cada una de ellas, logrando que cada meta sea alcanzada en el tiempo estimado.
Adicional a esto, esta herramienta tiene variables de negocios y leyes laborales, lo que permite que en la plataforma haya una medición de lo que allí se programa y pronostica.
El Workforce Management funciona de la siguiente manera:
Forecasting:
- Se evitan errores, se reducen costos y tiempo al recopilar datos de manera automática, disminuyendo las fallas en la generación y cumplimiento de los pronósticos.
- Se detallan las tendencias o el comportamiento de tráfico normal y anomalías estacionales. De esta manera se evitan errores en los pronósticos que puedan afectar las proyecciones a futuro.
- Se permite explorar variables para ver qué sucedería en otro tipo de escenarios.
Staffing:
- Verifica el volumen real y exacto del trabajo.
- Ahorra tiempo y recursos al asignarle al personal los turnos laborales y horarios de descanso, permitiendo una planificación de acuerdo a las necesidades.
- Permite la modificación de variables para evaluar escenarios hipotéticos.
Scheduling:
- En esta etapa se permite el manejo de las reglas de programación, con las preferencias que cada empresa elija y necesite, ya sea laborales, condicionantes y preferencias de los agentes.
- Distribuye los turnos y horarios de los empleados a través de un navegador.
- Hace el análisis “What if”, o “Qué sucedería si”, al cambiar variables en la herramienta para determinar posibles situaciones y ensayarlas antes de que ocurran en la realidad.
Intradía:
- Modifica las operaciones diarias si llegara a ocurrir algún evento inesperado que pueda alterar lo pronosticado.
- Estructura la información para tener una mejor lectura del desempeño diario y poder realizar análisis que permitan la toma de decisiones en tiempo real.
- Dirige todos los esfuerzos a los resultados.
Procesos del Workforce Management
A continuación se presentan los procesos de las herramientas de Workforce Management:
- Tiempo medio operativo (Average Handling Time en inglés): Se refiere al tiempo en que un empleado completa su asignación, si cumple con lo pronosticado o no.
- Tráfico o volumen de llamadas: Es el número de interacciones en un determinado tiempo. En el caso de las llamadas, el número de estas que pueden obtenerse.
- Carga de trabajo (Workload en inglés): Es el tiempo en horas empleado por todos los trabajadores en un mismo periodo.
[bctt tweet=”El Workforce Managament es la herramienta que te permite pronosticar resultados laborales en tu empresa y sentirte seguro de que se cumplirán.” vía=”no”]
Los mejores software de Workforce Management
Con este software se pueden crear diagramas de flujo de trabajo personalizados que permiten lograr más eficacia en los procesos y toma de decisiones, además de proteger los datos. Tiene la capacidad de acelerar aprobaciones de manera más sencilla.
Con esta aplicación se puede administrar el tiempo y la asistencia de los empleados. Ellos pueden tener acceso a esta información simplemente ingresando a la plataforma a través de su navegador web o dispositivo móvil (iOS y Android). Con esta herramienta se registran con precisión las horas de trabajo, las actividades y las notas. Se hace además el seguimiento de actividades, proyectos, facturación e informes.
Este es un software líder en gestión de fuerza laboral en la nube para empresas con más de 200 empleados. Su enfoque es móvil para reducir costos de mano de obra. Automatiza procesos como programación, nómina, registro de turnos, comunicación y previsión.
- Ai Field Management
Este software fusiona WhatsApp con un programa de Planificación de Recursos Empresariales (ERP), sin contratos y ofrece el primer mes gratis. Puede usarse con una plantilla de empleados desde uno a diez mil trabajadores en minutos. Puede utilizarse en plataformas como Windows y Mac, y en computadoras de escritorio y portátiles, así como dispositivos electrónicos con sistemas operativos iOS y Android.
Conclusión
Herramientas como las relacionadas con Workforce Management no solo aportan rapidez, sino que pueden incluso mejorar la efectividad de las actividades en una empresa y, a su vez, sus ingresos, clientes y otras bondades.
El Workforce Management tiene la capacidad de ir más allá de la simple planificación de personal, sino que también realiza el análisis de diferentes aspectos y departamentos de una organización, como lo son los recursos humanos, departamentos de producción y áreas financieras, lo que le da más peso a una empresa y, por ende, a su operación y utilidad al emplear estas herramientas.
Te puede interesar: