Cómo Ser Más Organizado

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Quienes desempeñamos cargos y llevamos responsabilidades en una organización siempre queremos encontrar métodos de cómo ser más organizados, porque sabemos que el camino a la excelencia inicia desde la organización del trabajo.

Para algunos la organización de su tiempo resulta sencillo, pero existen otros para quienes alcanzar esa meta resulta una tarea compleja.

Si perteneces a aquellas personas que se consideran desorganizadas, no te preocupes, a continuación presentamos algunos consejos para enseñarte cómo ser más organizado.

Cómo ser más organizado

La organización del tiempo y las tareas nos ayudan a ser más efectivos y a concretar nuestros proyectos empresariales para así culminar las tareas concernientes a nuestras labores diarias.

Algunas personas se consideran desorganizadas y lo reflejan directamente en su productividad afectando su rendimiento laboral. Esta situación en muchas ocasiones genera que el individuo se sienta frustrado y le ocasione estrés.

La organización del tiempo inicia con el desarrollo de hábitos estimulados por la repetición de acciones que crearán una conciencia de gestión de nuestro tiempo. Clic para tuitear

Todos tenemos que entender que la organización es una cuestión de costumbre, por eso debemos comenzar a incluir dentro de nuestra rutina una serie de acciones que nos permitan crear hábitos para alcanzar la organización de nuestro tiempo.

A continuación presentamos una guía para crear conciencia sobre las acciones y alcanzar la organización del tiempo.

Organízate con eficacia

Si quieres saber cómo ser más organizado debes seguir los consejos que David Allen plasma en su libro Organízate con eficacia, en el que a través del método GTD (Getting Things Done) serás capaz de organizarte y planear tus actividades.

Cuando comenzamos a analizar todas las partes que componen nuestra vida, nos damos cuenta que atenderlas exige invertir tiempo en ellas.

Si no nos organizamos, comenzamos a dejar algunas tareas u obligaciones sin atender, lo que resulta en frustración y estrés. Pero con el método GTD encontraremos una alternativa para aprender cómo ser más organizado.

David Allen en su libro Organízate con eficacia plantea cinco pasos basados en el método Getting Things Done, o GTD, para gestionar nuestro tiempo. Clic para tuitear

Antes de estudiar la propuesta de cómo ser más organizado que David Allen propone, explicaremos los pilares en los cuales se basa su desarrollo:

1. El cerebro no es para almacenar

Muchas personas creen que el cerebro funciona como un gran archivo donde podemos almacenar cualquier información y luego acceder a ella, pero están equivocados.

A todos nos resulta difícil recordar cada pendiente que tenemos, sobre todo cuando estamos en el trabajo, donde el mismo dinamismo de las actividades hace surgir nuevas tareas para atender. Recordar cada uno de ellos puede ser imposible, por lo que siempre es recomendable usar algún elemento que nos ayude a recordarlo.

Actualmente podemos encontrar muchas aplicaciones diseñadas para recordar y organizar nuestras tareas, como por ejemplo la app Trello que se usa para agendar y priorizar tareas.

2. Tener una mente enfocada

Realizar muchas tareas al mismo tiempo y conseguir ser efectivo en cada una de ellas es casi imposible. Aunque muchas personas se consideran multitareas y pueden realizar múltiples trabajos, cuando se detienen a evaluar su eficacia o productividad se hace evidente que pudieron hacerlo mejor y en menor tiempo.

Lo anterior es a consecuencia de no poner toda nuestra atención en lo que estamos haciendo. Cuando esto ocurre, comenzamos a pasar por alto detalles y a requerir mas tiempo en corregir una y otra vez, resultando que aquello que podíamos haber terminado en una hora nos toma varias horas concretarlo.

Lo mismo pasa con las distracciones, si además de la actividad que tenemos a esto le anexamos atender redes sociales, responder mensajes, etc., solo estamos desviando nuestra atención de lo que estamos haciendo.

3. Establecer tiempos dedicados

Al tener archivadas o enlistadas nuestras tareas es más fácil planificar nuestro tiempo. Establecer horarios para cada actividad es fundamental si deseamos aprender cómo ser más organizado en nuestras vidas.

Cuando analizamos la cantidad de tiempo que tiene el día, nos damos cuenta que una hora apenas representa 4% del total.

Si planificamos nuestros horarios podremos ser capaces de administrar esos tiempos y cumplir con nuestras tareas laborales, e incluso dedicar un espacio a nuestros hobbies.

Por ejemplo, si nos programamos para dedicar una hora para hacer ejercicio, otra para revisar redes sociales y otra para actividades de esparcimiento, apenas estaremos invirtiendo 12% del día, quedando otro 36% de horas efectivas para el trabajo, actividades del hogar u otras.

Método GTD

Ahora que conocemos los tres pilares fundamentales para descubrir cómo ser más organizado, pasemos a describir las 5 etapas del método GTD.

1. Recopilar

El primer paso para entender como ser más organizado comienza por recopilar y archivar todos nuestros pendientes.

Durante el día irán apareciendo tareas, estas las vamos a ir archivando para posteriormente organizar y priorizar.

Debemos escribirlas y almacenarlas en un mismo lugar, podemos utilizar una libreta, una app de nuestro teléfono o algún software de gestión de tareas como Evernote.

Si deseamos ser más organizados, tenemos que comenzar por escribir, archivar y organizar nuestros pendientes usando agendas o aplicaciones de gestión de tareas. Clic para tuitear

2. Procesar

Con todas las tareas recopiladas, seguimos la siguiente secuencia, tal como en el gráfico:

3. Organizar

Al tener nuestra lista de pendientes y su respectiva lista de acciones, como vimos en el paso anterior, comenzaremos a organizarlas en tres categorías: proyecto, tiempo y contexto.

Proyecto

Acá agrupamos todos nuestros pendientes que estén relacionados con un proyecto, no necesariamente tiene que ser un proyecto de trabajo. Por ejemplo, si estamos organizando una fiesta de cumpleaños, lo archivamos en este grupo.

Tiempo

Todas aquellas actividades que tengan una fecha límite de realización se archivan en esta categoría. Para eso es bueno llevar un calendario en una agenda manual o una aplicación del teléfono.

Contexto

Las actividades que guarden alguna relación entre ellas las colocamos aquí. Por ejemplo, si debemos arreglar algo en casa, además de la limpieza de rutina, podemos poner ambas tareas en una sección que lleve por nombre: “Tareas de la casa”

El secreto para tener éxito en esta etapa es relacionar las tres categorías anteriores. Es decir, relacionar un proyecto con un contexto y un tiempo determinado.

4. Evaluar

Las primeras actividades a evaluar son las que tenemos agendadas, debemos cerciorarnos que las cumplimos en el tiempo establecido.

Luego revisaremos nuestros objetivos a corto plazo y verificaremos que las acciones realizadas nos hayan ayudado a alcanzarlo.

Debemos entender que las acciones que realicemos son el puente que nos llevará a alcanzar nuestras metas.

5. Hacer

Al llegar a este punto tendremos toda una lista con las actividades pendientes que están organizadas por tiempo y contexto. Ahora solo queda ejecutarlas.

Conclusión

Si antes no sabías cómo ser más organizado, si aplicas este método lograrás una mayor organización en tus tareas cotidianas.

Debemos recordar que la única forma de lograr organizar nuestro tiempo es creando el hábito, eso únicamente se logra con repetir todos los días los consejos que acabamos de explicar.  

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