Organigrama de una Empresa

Guía Definitiva para Hacer el Organigrama de una Empresa

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¿Qué representa el organigrama de una empresa? No, no es solo un gráfico donde colocas el nombre de los integrantes de la empresa.

El organigrama es un símbolo de la evolución de la industria y es fundamental para la creación de capacidades organizativas, la supervivencia y el control de los departamentos que constituyen cada organización.

¿Qué es un organigrama?   

El organigrama es un esquema o gráfico donde se representa su estructura organizacional. Se plasman las líneas de gerencia y las relaciones entre los distintos departamentos que la componen.

Los organigramas poseen un rol informativo dentro de la empresa al permitir que los integrantes conozcan sus características generales por departamento o área de trabajo.

Orígenes     

El primer organigrama fue creado en 1854 por el superintendente de la compañía del ferrocarril de Nueva York, Daniel McCallum.

McCallum debía crear una línea que iba desde la ciudad de Jersey, a través de Pennsylvania y Nueva York, hasta las orillas de los Grandes Lagos.

Tras darse cuenta que la construcción de la línea era compleja, determinó que sin una organización eficaz esta no podría llevarse a cabo. Encontrándose en medio de un dilema, decidió realizar un organigrama con forma de árbol, allí colocó:

  • Al presidente y a la junta directiva en las raíces del árbol.
  • Cinco ramas representando las divisiones funcionales, el departamento de pasajeros y de carga.
  • Los vendedores de pasajes, agentes de carga, tripulación y capataces.

Sin embargo, el término organigrama se volvió de uso común 50 años después de McCallum, gracias a un ingeniero consultor llamado Willard C. Brinton, quien lo utilizó en su manual de 1914 titulado “Graphic Methods for Presenting Facts“.

Brinton resaltaba la importancia de los diagramas y creía que su uso debía ser obligatorio en cada organización empresarial. Fue en 1920 cuando los organigramas entraron al día a día de las industrias y el ambiente comercial.

Organigramas

Los organigramas fueron utilizados en sus orígenes principalmente dentro del ámbito de la ingeniería. Clic para tuitear

¿Por qué debes diseñar un organigrama para tu negocio?      

Existen empresas que dudan de la importancia de los organigramas, sin comprender que esto afecta la organización empresarial.

Una empresa no crece sin tener una estructura definida, esto empeora si los integrantes no conocen las jerarquías de la empresa ni cuál papel representa su departamento o dirección.

El organigrama de una empresa es importante y representa un desafío para la junta directiva. Te estarás preguntado: ¿Por qué? El hecho es que este conocido diagrama es el enlace entre:

  • El negocio
  • La estrategia
  • La comercialización
  • La toma de decisiones
  • La comunicación
  • Las finanzas
  • La inversión corporativas
  • El liderazgo

Es decir, los organigramas permiten que el personal de la empresa absorba la información de manera rápida al verla representada gráficamente.

Si tienes problemas para controlar la autoridad dentro de la organización, esto mejora si utilizas un organigrama para delimitarla.

Los organigramas de una empresa también son conocidos como diagramas organizativos. Clic para tuitear

Uso del organigrama de una empresa

Los organigramas se utilizan para definir los papeles y las responsabilidades de todo el personal dentro de la empresa. Además, establecen una estructura jerárquica de autoridad y de poder, determinando quiénes toman las decisiones.

Los canales de comunicación y los flujos de información dependen del organigrama de una empresa, ya que permiten agregar una serie de reglas y lineamientos específicos en cuanto a cómo son los procesos de difusión.

Si son utilizados de la manera correcta, con estos podrás establecer mecanismos de control y estrategias para coordinar las actividades o tareas específicas de cada departamento, garantizando una organización empresarial  sólida.

Tipos de organigramas

Abordaremos seis tipos de organigramas, los cuales son los más utilizados dentro de las organizaciones:

  1. Vertical: este te muestra la jerarquía según una pirámide y la dirección va de arriba abajo.
  2. Horizontal: muestra las jerarquías de izquierda a derecha.
  3. Mixto: es una combinación entre el horizontal y el vertical.
  4. Tabular: es prácticamente escalar, solo que no posee líneas que unan los mandos de autoridad.
  5. Circular: la máxima autoridad se encuentra en el centro, mientras que alrededor de ella se forman círculos concéntricos donde figuran las autoridades en niveles decrecientes.
  6. Escalar: en este se utilizan sangrías para señalar quién es la autoridad. Cuanto mayor es la sangría, menor es la autoridad de este cargo.

¿Cómo estructurar un organigrama?     

Para estructurar el organigrama de una empresa debes decidir si lo quieres plasmar de forma vertical u horizontal. La vertical es recomendada para empresas pequeñas, mientras que el horizontal se utiliza en organizaciones más grandes y complejas.

Debes definir el tipo de estructura que utilizarás dependiendo de los beneficios que representen para tu empresa.

Los tipos de estructura son:

  • Producto: determina que cada producto principal está ubicado bajo la supervisión de un directivo.
  • Tipos de cliente: se organiza la empresa en función de cada tipo de cliente. Esto depende de las necesidades de cada uno.
  • Funcional: se organiza la compañía por departamentos o funciones.
  • Geográfica: organizar la compañía por territorios.

Luego tendrás que determinar cuántos niveles requiere tu compañía, esto depende del tamaño de tu empresa y el número de empleados.

Por último, plasmarás el organigrama sobre papel, hoja de cálculo o la herramienta que consideres correcta.

Cada organización tiene una estructura formal o informal. Clic para tuitear

Creación de organigrama en SmartArt y Excel

SmartArt funciona para insertar elementos gráficos, y los organigramas forman parte de ellos. El diseño básico que poseen los organigramas dentro de la herramienta está compuesto por el administrador, dos formas de subordinados y una forma de asistente.

Pero, ¿cómo crear el organigrama de una empresa con esta herramienta? No te preocupes, te mostraremos cómo hacerlo paso a paso.

En Microsoft Word

1: Ubica la pestaña Insertar y haz clic en SmartArt

Organigrama de una Empresa

 2: Selecciona la categoría “Jerarquía” y elige el diseño de organigrama de tu preferencia.

Organigrama de una Empresa

 3: Escribe el texto haciendo clic en elemento gráfico SmartArt, justo en [Texto].

Para crear un organigrama con imágenes debes entrar en la pestaña Insertar, pero esta vez hacer clic en SmartArt  y seleccionar la categoría “Imagen”.

Después de elegir el diseño debes ubicarte en el cuadro donde deseas agregarla. Para agregar, haz clic en el icono de la imagen y esto te ubicará en la carpeta que contiene las imágenes que quieres utilizar y solo debes presionar en Insertar.

Organigrama de una Empresa

Cuando desees agregar o eliminar un elemento del organigrama, solo debes hacer clic en la pestaña “Agregar forma” y elige en qué nivel deseas insertarlo.

Organigrama de una empresa

Te recomendamos ver el siguiente vídeo si tienes alguna duda con el paso a paso.

Para realizarlo en Excel debes repetir el mismo procedimiento; el organigrama se insertará dentro de la hoja de calculo.

Organigrama de una empresa

Existen otras herramientas o programas para diseñar organigramas. Por ejemplo:

Ejemplos de organigramas

Aquí algunos ejemplos de organigramas:

Conclusión

El organigrama de una empresa es un elemento fundamental para la estructura organizacional de una empresa. Dependiendo de su diseño y cómo esté planteado cada nivel, los empleados conocerán cuanta autoridad poseen y quiénes son sus superiores.

En ocasiones se puede olvidar o pensar que carece de importancia, pero el organigrama mantiene a la organización empresarial y le da un orden a los departamentos que conforman la empresa.

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