Las hojas de trabajo de contabilidad permiten llevar un registro de todas las operaciones financieras de nuestra organización, su utilización nos ayuda a ordenar y visualizar los gastos e ingresos de la empresa, de igual forma, a realizar ajustes y corregir errores que se presenten.
Resulta muy práctica para los contadores porque les sirve de hoja guía o borrador para su trabajo. Si nunca has usado alguna, pero te interesa indagar sobre su aplicación, te invitamos a seguir leyendo.
¿Qué es una hoja de trabajo contable?
Una hoja de trabajo contable es una de las herramientas que utiliza el contador para realizar su trabajo. Se considera un borrador que permite hacer un resumen de las operaciones de la empresa para un periodo de tiempo determinado.
Aunque no se considera un instrumento legal o válido para presentar en contabilidad, su función principal es facilitar el trabajo del contador sobretodo para la elaboración de los estados financieros.
Otro de sus usos es ser una guía para realizar con seguridad y rapidez los asientos de ajuste y para visualizar y revisar los ingresos y egresos.
[bctt tweet=”Las hojas de trabajo contable son herramientas de contabilidad que permiten llevar los estados contables de la organización.” username=””]
Tipos de hojas de trabajo
Los tipos de hojas de trabajo contable van a depender de la finalidad con la que se quieran utilizar, de acuerdo a la base de la contabilidad (efectivo o devengado) o según los residuos de la empresa. En función de eso encontraremos los siguientes tipos de hojas:
- Hoja de trabajo de 6 columnas (*)
- Hoja de trabajo de 8 columnas (*)
- Hoja de trabajo de 10 columnas (**)
- Hoja de trabajo de 12 columnas (**)
- Hoja de trabajo de 14 columnas (**)
- Hoja de trabajo de 16 columnas (**)
(*) Son hojas de trabajo que se utilizan únicamente sobre la base de efectivo
(**) Son las hojas de trabajo que se preparan sobre la base de efectivo y devengado
Con respecto al diseño y estructura de las hojas en base a efectivo, estas son muy populares entre contadores, pero varían su estructura dependiendo de las necesidades de cada uno.
[bctt tweet=”Las hojas de trabajo contable son borradores que permitan llevar un registro por periodos y simplifican el trabajo del contador.” username=””]
Partes de una hoja de trabajo contable
La hoja de trabajo contable está estructurada por entre 6 y 16 columnas ordenadas de izquierda a derecha. Como acabamos de mencionar, la cantidad de columnas depende del trabajo que realicemos y de las necesidades de la empresa.
A continuación veremos la estructura y contenido de una hoja de 6 columnas en base a efectivo:
- Balance de comprobación
En esta vamos a colocar los saldos que están contenidos dentro del libro mayor de todas las cuentas a la fecha que se va a elaborar la hoja de trabajo .
- Ajustes
En estas columnas, al momento del cierre del periodo de nuestra hoja de trabajo, vamos realizar los ajustes en las cuentas que no se han realizado. Y haremos las correcciones a los montos de las partidas que estén mal o no contabilizadas.
- Balance ajustado
Acá colocaremos los montos corregidos de las columnas anteriores. Se realiza tomando en cuenta los valores del balance de comprobación más o menos los ajustes de las respectivas cuentas, estos cálculos nos darán los datos reales que nos permitirán continuar con nuestra hoja de trabajo.
- Costo de ventas
Acá llevaremos las cuentas considerando los saldos de los inventarios iniciales y finales, también las compras realizadas y todo lo relacionadas a ellas.
Para poder continuar debemos tomar únicamente el saldo de las cuentas deudoras o acreedoras, ese será el que pasará hacia los resultados y nos indicará el costo de la venta efectuada.
- Resultados
Aquí vamos a colocar todos los valores de saldos del costo de ventas, gastos, costos e ingresos, dándonos la utilidad o pérdida del período.
Al hacer esto vamos obtendremos la utilidad o perdida del periodo estudiado. Esos datos los trasladaremos al balance general y cerraremos el periodo estudiado.
- Balance de situación
Esta columna la elaboramos con los datos de los resultados, el inventario final y todas las cuentas de activos y pasivos que mantengan saldo hasta el momento.
Es importante ser cuidadoso a la hora de su elaboración, ya que al final todas las cifras deben cuadrar. De no ocurrir eso, significa que debemos revisar todas las operaciones anteriores, porque seguramente existe algún error.
Al terminar y hacer coincidir las cifras vamos a proceder a elaborar el anexo de balance de situación financiera.
[bctt tweet=”Podemos encontrar hojas de trabajo de hasta 16 columnas, pero la cantidad utilizada variará dependiendo del uso para la que el contador la requiera.” username=””]
La estructura que acabamos de ejemplificar es para una hoja de trabajo de 6 columnas. Pero como se indicó al principio, existen otros tipos de hojas de trabajo y hasta la de 6 columnas que acabamos de ver puede variar dependiendo del uso que requiera el contador.
¿Cómo hacer una hoja de trabajo y cómo utilizarla?
Como ya conocemos su estructura, pasemos ahora a elaborar un ejemplo en nuestra computadora utilizando la herramienta de Excel.
Lo primero que vamos a hacer es abrir una hoja de cálculo de Excel e iremos armando nuestra tabla en función de la estructura que acabamos de realizar.
Al tenerla terminada, tendremos una tabla como se muestra en la imagen de a continuación:
Como esa hoja de trabajo es solo un borrador para uso del contador, no es necesario identificar algunos datos de la organización, pero siempre es bueno colocar la fecha o periodo en el que estamos trabajando para evitar confusiones o errores más adelante.
El anterior es uno de varios ejemplos de hojas contables. Porque en realidad existen varias estructuras, siendo algunas más simples y otras más complejas.
https://www.youtube.com/watch?v=m_VDZQZP30I
Conclusión
Una hoja de trabajo contable es una herramienta que facilita el trabajo del contador. En ella puede visualizar y organizar los estados financieros de la organización.
También podemos destacar que a través de su uso se pueden realizar ajustes e identificar los ingresos y egresos generados durante un periodo de tiempo determinado.
A pesar de no ser un documento de uso obligatorio, si eres contador, estas hojas de trabajo pueden convertirse en herramientas muy útiles para quienes desean organizarse y llevar un control más detallado de sus actividades.
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