La contabilidad es uno de los ejes fundamentales de una empresa, ya que a través de ella se sacan todos los cálculos y datos necesarios para su funcionamiento.
Contrario a lo que se piensa, estos datos no solo determinan la economía de tu empresa, que sin duda es lo más importante, sino también tu relación con los clientes, proveedores y empleados.
Por otro lado, estos números determinan la rentabilidad de tu empresa, su valor agregado, la tasa de retorno de la inversión y un largo etcétera, que puedes encontrar en otros artículos de Emprendedores y Negocios.
Yendo al grano, en esta ocasión te explicaremos qué es una nómina de empleados, qué tipos de nóminas existen, de qué se componen y cómo se usan.
¿Qué es una nómina de empleados?
Entendemos por nómina de empleados al concepto que remite a la suma de los registros financieros del dinero que se debe pagar a los trabajadores en términos de salarios, bonificaciones y deducciones.
En otras palabras, este es el registro contable que estipula la cantidad que se le debe pagar a los empleados por los servicios que prestaron durante un cierto tiempo, generalmente quincenal o mensual.
[bctt tweet=”Una nómina de empleados es el registro contable que estipula la cantidad que se le debe pagar a los trabajadores por los servicios que prestaron durante cierto tiempo.” username=””]
Para realizar una nomina de empleados hay que revisar la diferencia entre salario bruto y neto, el primero se refiere al monto total dispuesto en el contrato, con todos los complementos y descuentos y, el segundo, también conocido como líquido, es lo que recibe el empleado y lo que queda estipulado en la nómina.
Este documento es crucial y, por ello, está sujeto a una serie de reglas y leyes dispuestas por el gobierno del país en el que te encuentres, ya que de él depende que el trabajo de los empleados sea recompensado.
Por otro lado, la nómina de empleados debe estar lista a tiempo y ser precisa, ya que debe asegurar que a todos los trabajadores se les pague justamente y de manera puntual, con las retenciones y deducciones correctas en tiempo y forma.
[bctt tweet=”La nómina de empleados debe estar lista a tiempo y ser precisa, ya que debe asegurar que a todos los trabajadores se les pague justamente y de manera puntual. De lo contrario, tu empresa no generará una buena imagen.” username=””]
Generalmente, la ejecución de estas suele ser trabajo del equipo de recursos humanos y debe estar avalada por un abogado, puesto que además debe ser garantía de la validez de la empresa y del número de trabajadores que posee.
Para realizarla, estos deben tener en cuenta:
- El tipo de contrato del trabajador
- Qué tipo de contribuyente es
- Si tiene o no pagos extras
- Qué convenios del contrato colectivo aplican
En tal sentido, también hay que tomar en cuenta las diferencias salariales entre profesionales, ya que factores como el grado de instrucción, los años de antigüedad en la empresa y los estudios superiores deben ser remunerados en el salario.
Esto último también ayuda a la hora de contratar nuevos empleados, pues deberían existir unas tablas salariales en las que se disponga cuánto gana un trabajador según sus especificaciones.
Tipos de nómina
Las nómina de empleados pueden clasificarse según dos criterios: la periodicidad con la que se hacen los pagos y el tipo de personal que cobra, aunque en líneas generales ambas se componen de los mismos datos.
Tipos de nómina de empleados según la forma de pago:
- Nóminas semanales: Según las semanas del mes.
- Nóminas quincenales: Suelen pagarse cada dos viernes.
- Nóminas mensuales: Se pagan el último día del mes en curso.
[bctt tweet=”La nómina de empleados de tu empresa puede ser semanal, quincenal o mensual según la forma de pago o según el personal.” username=””]
Tipos de nómina de empleados según el personal:
- Nómina ejecutiva: Se refiere al pago del personal de alta dirección.
- Nómina general: Es la más común y suele organizarse en subgrupos de empleados.
Otros tipos de nómina de empleados:
- Nómina prorrateada: Incluye pagos extra, como bonificaciones y pagos especiales.
- Nómina por enfermedad común o sustitución: Este documento se emite cuando el trabajador no puede hacer su trabajo por enfermedad o alguna eventualidad extraordinaria.
- Nómina de horas extra: Se concierne el trabajo extra que el empleado realizó según las horas que empleó para ello.
Partes de una nómina de empleados
El formato de la nómina de empleado se delimita por las legislaciones vigentes de cada país. Sin embargo, en líneas generales, estos son los indicadores de estructura y contenido que debe incluir:
- Datos identificativos de la empresa: Dirección, códigos, teléfono, correo.
- Datos del trabajador: Tipo de contrato, cargo, antigüedad en la empresa.
- Percepciones salariales y extrasalariales que forman parte de la retribución bruta del trabajador.
- Detalle de las deducciones hechas al salario bruto, según las legislaciones vigentes o factores como anticipos o embargos en la nómina de empleados.
- Salario a recibir según el período trabajado.
- Bases de la cotización de la nómina y los impuestos.
- Lugar de emisión, firma y sello de la empresa y el trabajador.
En líneas generales, la nómina de empleados debe contener datos informativos para que pueda ser válida, ya que si no se estipulan nombres, documentos de identificación y número de inscripción en la seguridad social, el documento pierde autoridad.
Asimismo, los datos del empleado deben contener su nombre y apellido, documento de identificación, número de contrato en seguridad social, puesto de trabajo, cotización, fecha de alta y tiempo en la empresa, pues todo eso influirá directamente sobre su salario.
Aunado a todo esto, que debe estar al principio de la página, debe estipularse el período de liquidación o devengado, o la fecha en la que comienza y termina el período, el total de días que se pagan, la base de la cotización y el sueldo bruto al que se le aplicarán las deducciones.
Por otro lado, el devengo o salario bruto es sumamente importante, ya que es a ciencia cierta el dinero que se debe pagar, con las cotizaciones de seguro social y percepciones no salariales pertinentes.
En tal sentido, la nómina de empleados debe separar cualquier tipo de devengo y figurar en el primero de ellos el salario base, sin primas de antigüedad o deducciones fiscales. A este se le sumarán los siguientes complementos salariales:
- Personales: Según el rango, la formación o la antigüedad del trabajador.
- Puesto de trabajo: Derivados de su horario y responsabilidades.
- Calidad de trabajo: Parten de los incentivos por cumplimiento de metas, calidad del trabajo u horas extras.
- Vencimiento periódico superior a un mes: Aquí se estipulan los derivados de las pagas extraordinarias, complementos de residencia o cualquier retribución que no contenga dinero.
En ese mismo orden de ideas, también se deben estipular las retenciones y deducciones que refieren al dinero que se va restando del sueldo bruto para dar con el salario neto.
En este apartado se incluyen factores legales y empresariales, que pueden ser, por ejemplo, el Impuesto al Valor Agregado o el fondo de pensiones de la empresa.
Una de las deducciones más importantes es la del seguro social, la cual es obligatoria en cualquier país del mundo.
¿Cómo hacer una nómina de empleados?
Estos son los pasos a seguir para hacer una nómina de empleados:
- Delimita el período de nómina: Puede ser semanal, quincenal o mensual.
- Registra los cambios: Estos pueden ser…
- Altas de empleados
- Bajas de empleados
- Modificaciones salariales.
- Calcula las percepciones: Estas se deben calcular en dos factores, los recurrentes y los extraordinarios. Los de la primera clase pueden ser el sueldo bruto, la prima vacacional, vales de despensa, fondos de ahorro y vacaciones. Los segundos se relacionan con los bonos, las comisiones, el tiempo extra y cualquier premio o bonificación.
- Calcular las deducciones: Las más usuales son el seguro social y el fondo de ahorro. Otras menos usadas son las faltas, las incapacidades laborales, los préstamos y las pensiones alimenticias.
- Verifica los RFC de tus empleados.
- Paga a tus trabajadores: Existen varias opciones para esto, entre ellas…
- STP o Sistema de Transferencias y Pago: Este te permite realizar operaciones reales, en un horario continuo, bajo la seguridad tecnológica y garantías financieras del banco de tu preferencia. Estas transferencias pueden ser procesadas masivamente, así como automatizadas.
- Bancos: Puedes enviar los fondos al banco y decidir que estos se encarguen del pago. Generalmente, se quedan con una comisión.
- Cheques
- Efectivo
- Timbrar la nómina: Certificar los pagos realizados a cada uno de los trabajadores de tu empresa es un trabajo fundamental para que esta tenga validez y cumpla con los requisitos de la entidad bancaria de tu país. Si cumples con los requisitos, el timbrado será automático.
- Mandar los recibos de nómina: El pago que se hace debe ser enviado a los empleados y estos deben firmarlos.
Dicho proceso puede hacerse en papel, de manera online, con un intermediario, a través de un sistema, etc.
- Calcular y pagar los impuestos según las reglas de tu país
- Pagos extraordinarios de nómina: Estos pueden ser…
- Utilidades: Estas se pagan de manera anual y deben calcularse por lo menos 60 días de trabajo.
- Gratificación anual: El importe de aguinaldo debe contener por lo menos 15 días de trabajo y debe pagarse antes de que termine el año en curso.
Conclusión
En definitiva, la nómina de empleados es uno de los elementos más importantes a tener en cuenta a la hora de llevar la contabilidad de tu negocio en crecimiento, pues es la base para el funcionamiento del trabajo de tus empleados.
Este documento debe estar avalado legalmente y tener estipulado el salario bruto y neto de tus empleados para ser válido, así como estar bien estructurado y organizado para que pueda ser timbrado.
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