La contabilidad de una empresa permite llevar controles y registros de nuestros gastos, ingresos y otras operaciones económicas. Organiza, interpreta y evalúa la información de todas las operaciones comerciales de nuestra organización.
Con su correcta aplicación, facilita decisiones sobre la dirección del negocio. Sin importar si se trata de una gran corporación, un pequeño negocio o emprendimiento, siempre debemos llevar un registro de su información contable.
Llevar la contabilidad de una empresa
La contabilidad de una empresa es un proceso indispensable si queremos tener un control de las finanzas de nuestros negocios. Es útil porque proporciona información económica a quienes se encargan del manejo de la organización.
La contabilidad la realizamos al dejar asientos contables de las transacciones económicas con el fin de elaborar los estados contables de la empresa.
[bctt tweet=”La contabilidad de una empresa facilita su gestión al ofrecernos una visión general del estado económico de la misma.” vía=”no”]
La contabilidad de una empresa persigue dos objetivos: primero, proporciona una imagen clara del estado del negocio, a nosotros, a socios, bancos, inversores, etc.; segundo, sirve de base para el cálculo de los impuestos.
¿Quiénes están obligados a llevar la contabilidad?
Todas las empresas, sin importar su tamaño, están obligadas a llevar su contabilidad. También deben hacerlo aquellas personas físicas con cierto nivel de ingresos. De esta manera, la contabilidad la deben llevar:
- Personas jurídicas: Instituciones creadas por personas físicas con fines sociales o de lucro. Por ejemplo, sociedades anónimas, cooperativas, organizaciones no gubernamentales, etc.
- Personas físicas o naturales: Miembros de la sociedad con derechos y obligaciones que se dediquen a actividades económicas y cuyos ingresos superen o alcancen cierto volumen.
[bctt tweet=”Todas las empresas, sin importar su tamaño, deben llevar su contabilidad, así como aquellas personas físicas cuyos ingresos sean muy altos.” vía=”no”]
¿Qué operaciones vamos a contabilizar?
Se van a contabilizar todas las operaciones financieras, entre ellas destacan:
- Gastos
- Compras
- Ventas
- Ingresos
- Adquisiciones o ventas de activos
- Sueldos
- Seguridad laboral
- Pago de impuestos
- Deudas
- Inversiones
- Movimientos bancarios
- Movimientos de efectivo
Procedimiento para llevar mi contabilidad
Para la contabilidad de una empresa se debe considerar lo siguiente:
- Recopilar toda la información contable. Los ingresos, egresos y otras operaciones económicas relacionadas con la actividad que desarrolla la empresa. Tambien se deben guardar los comprobantes de las operaciones.
- Hacer los asientos contables por cada operación. Los ingresos y gastos, así como cualquier otra operación contable, se deben registrar. Se recomienda hacerlo por orden cronológico mensual, trimestral o anual.
- Conciliar los bancos. Es decir, hacer coincidir los datos que proporcionan las entidades bancarias con los de la cuenta contable del banco en cuestión, para que el saldo concuerde en todo momento.
- Declara tus impuestos. Debes considerar realizar todas las declaraciones fiscales ante los organismos correspondientes de tu país durante los plazos que ellos establezcan.
- Revisar. Una vez realizados los asientos y conciliados los bancos, debes realizar por seguridad una revisión de las cuentas y los saldos para cerciorarte que todo esté en orden y que no haya datos duplicados o errores.
Herramientas de contabilidad para tu empresa
La contabilidad de una empresa se puede realizar de forma manual con libros de contabilidad. Pero gracias a los avances tecnológicos, contamos con opciones de software que simplifican la tarea.
Actualmente lo más recomendable es usar un programa de contabilidad. Existen dos tipos, los que se instalan directamente en el ordenador y los que se encuentran disponibles en la nube.
Aunque básicamente ambos sirven para llevar la contabilidad de una empresa, los que están disponibles en la nube ofrecen las siguientes ventajas:
- Ahorro de dinero y tiempo.
- Facilidad, pues permiten llevar una contabilidad sin necesidad de ser un experto contable, esto gracias a las plantillas disponibles en la plataforma.
- Disminuyen el margen de error humano. Los programas en la nube permiten obtener cualquier registro de forma automática, balances, cuentas perdida, impuestos pagados, etc. También permiten crear los libros diarios de operaciones y exportarlos a PDF o Excel.
- Herramienta todo en uno. La nube ofrece también programas de facturación electrónica, lo que permite tener todo el sistema en un mismo lugar.
- Seguridad de la información. Al estar directamente en la nube, no nos preocupamos por realizar respaldos de la información.
- Actualización inmediata. El sistema se actualiza constantemente.
Si estos software son muy complejos para tu negocio, todavía existe una opción electrónica mucho más sencilla, a través del uso de plantillas de Excel.
Usando las funciones de Excel podemos controlar nuestras ventas, gastos e ingresos, o la gestión del stock.
[bctt tweet=”La contabilidad de una empresa se puede llevar a través de libros de contabilidad o con una amplia variedad de software contable, los hay para instalar directo en el ordenador y los online.” vía=”no”]
Tipos de contabilidad
La contabilidad de una empresa la podemos clasificar de acuerdo al origen de los recursos, la actividad de la empresa y según la clase de información que se trabaje.
De acuerdo al origen de los recursos:
- Contabilidad pública. Registra todas las operaciones que realizan las instituciones públicas.
- Contabilidad privada. Controla las operaciones económicas realizadas por personas físicas o jurídicas.
De acuerdo a la actividad de la empresa:
- Contabilidad industrial. Se aplica a empresas que se dedican a transformación de materia prima.
- Contabilidad comercial. Registra los movimientos financieros de una empresa que comercialice productos destinados al consumo directo.
- Contabilidad de empresas extractivas. Se usa o aplica en aquellas empresas que extraen recursos naturales.
- Contabilidad de servicios. Registro de la información contable de empresas que se dedican a prestar servicios.
De acuerdo a la información que se trabaje:
- Contabilidad financiera. Registra el estado financiero de la compañía. La información está destinada principalmente a los gerentes y socios de la empresa.
- Contabilidad administrativa. Enfocada a los aspectos administrativos de la empresa. Permite planificar las acciones y recursos a emplear.
- Contabilidad fiscal. Es la que se relaciona a las declaraciones y pago de impuestos.
- Contabilidad de costes. Dirigida a empresas industriales. Permite el minucioso análisis de los costes unitarios de producción, ventas y del proceso productivo en su conjunto.
- Contabilidad de gestión. Registra toda la información económica y financiera de la empresa para tomar decisiones. Ofrece información de periodos cortos de tiempo.
¿Cómo llevar la contabilidad en Excel?
Como se mencionó anteriormente, si no puedes adquirir un software para la contabilidad de una empresa, puedes automatizarla usando Excel.
Contrario a lo que imaginas, no es un proceso complejo, lo que debes hacer es manejar las funciones básicas de Excel e ir armando las plantillas según tus necesidades.
A continuación te dejamos un ejemplo:
Primero vamos a abrir nuestra hoja de cálculo de Excel y escribir los datos que deseamos registrar. En este caso serían: fecha, concepto, ingresos, egresos y saldo.
En segundo lugar vamos a escribir la fecha de inicio y el saldo inicial, que será de $2000.
Vamos a suponer que ese mismo día realizamos una compra de papelería por $200. Este gasto lo registramos en la columna de egresos.
Para vincular las formulas y que Excel nos realice directamente la operación, vamos a hacer lo siguiente:
- Nos posicionamos en la celda que está debajo del saldo.
- Escribimos el signo “+” y luego con el cursor presionamos la celda donde se encuentra el “saldo”, para este caso, los $2000.
- Automáticamente Excel nos vincula la formula. Luego escribimos nuevamente el signo “+”, pero ahora con el cursor presionamos la columna de ingresos.
- Por último, escribimos el signo “-” y nos ubicamos con el cursor en la columna de egresos.
- Presionamos “enter” y la fórmula queda definida automáticamente.
Si queremos que la formula se repita en las celdas inferiores, solamente nos posicionamos en la esquina inferior derecha de la celda de “saldo” donde se encuentra la fórmula, hacemos clic y nos desplazamos hacia abajo.
Ahora imaginemos que hicimos una venta el día 02/10/2018 por $300. Escribimos la fecha, ingresamos el monto en la columna de ingresos y observamos como automáticamente cambia el saldo.
A continuación, dependiendo del día, seguimos anotando los datos que deseamos registrar, ya sean ingresos o egresos.
Conclusión
Ya sea que se trate de una gran corporación o un pequeño emprendimiento, el registro de la contabilidad de una empresa nos ayudará a mejorar nuestra gestión empresarial.
La contabilidad nos permite observar la realidad económica de nuestra organización, nos facilita la toma de decisiones y nos permite cumplir los requerimientos legales de pago de impuestos y declaraciones.
Si estás iniciando tu negocio, seguro debes considerar aplicar un sistema contable en tu organización. Recuerda que puede ser a través de un programa contable especializado o usando las herramientas que ofrece Excel.
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