Tener un orden en tus cuentas de empresa y estructurarlas de manera tal que puedas tener un registro de las operaciones que realizas es de suma importancia para que tu negocio funcione de la manera correcta.
De las múltiples maneras que existen para hacer este tipo de recuentos, el libro diario contable es una de las más utilizadas gracias a su flexibilidad. Por ello, en esta ocasión te enseñaremos a estructurarlo y manejarlo.
¿Qué es un libro diario?
Un libro diario es el registro contable del sistema financiero de tu empresa en el cual se estructuran todas las operaciones que hagas y que involucren dinero.
Dicho documento se construye de forma cronológica y estipula por periodos de tiempo las transacciones económicas que llevas a cabo, relacionadas con las actividades principales de tu negocio.
[bctt tweet=”El libro diario contable es el registro del sistema financiero, hecho de forma cronológica, con el fin de estructurar y ordenar las transacciones realizadas en un periodo y determinar su funcionalidad.” vía=”no”]
Además, estas operaciones se contabilizan a través de asientos contables, que vienen a ser los registros que implican una modificación en las cuentas bancarias de tu negocio.
El método más común para el registro de tus asientos contables en el libro diario se denomina partida doble y se compone, por lo menos, de dos apuntes: una en el debe y otra en el haber del asiento, tomando en cuenta que estos dos deben coincidir.
Estas deben ser recogidas a diario en el caso de las empresas grandes, o en períodos no mayores a un mes si tu empresa es más pequeña o si tiene otro mecanismo contable.
Es necesario agregar que el libro diario contable debe ir ajustado al Código de Comercio de tu país, puesto que para tener validez debe ser legalizado ante el Registro Mercantil pertinente, para que así la información suministrada no sea manipulada.
Estructura de un libro diario contable
La composición de un libro diario sirve para observar y estructurar los datos y cuentas registradas con el fin de ver las ganancias y pérdidas de tu empresa en un determinado periodo de tiempo.
Cada una de sus partes ayuda a analizar las transacciones que llevas acabo, mejorando tus procesos de reconocimiento y búsqueda de tus actividades contables.
[bctt tweet=”Cada una de las partes del libro diario contable te ayuda a analizar las transacciones que llevas acabo, mejorando tus procesos de reconocimiento y búsqueda de tus actividades contables.” vía=”no”]
Para que esto se lleve a cabo, tu libro diario contable debe poseer las siguientes partes:
- Nombre de la entidad: Lo primero que debes añadir es tu nombre y tu logo.
Esto, además de ser necesario por motivos de identificación, facilita la credibilidad de que el documento que presentas es real.
- Fecha de operación: Aquí se ingresa el momento en el que se hizo la transacción.
Esta debe estar especificada según el día, el mes y el año en el que fue ejecutada. Posteriormente, deben ordenarse de manera cronológica.
Hacer esto es importante para resaltar el valor de tus operaciones y mantener un orden, ya que a la hora de buscar una transacción, la mejor forma de lograrlo es ubicando cuándo fue hecha.
- Descripción y nombre de la cuenta: Las transacciones deben especificar su nombre, la cuenta de donde fue debitada o depositada y una pequeña descripción que indique para qué se estableció esa transacción.
Dicho proceso debe ser breve, pero conciso y dar detalles extras e importantes de las transacciones.
- Número de folio mayor: Aquí solo debes especificar el número que se le haya asignado a la cuenta registrada en el libro mayor.
- Debe y haber: En estas columnas, estipulas el débito y el crédito de las operaciones. De esta forma, queda claro el principio y el final de lo pagado y debitado en las transacciones.
Parte de esta información debe incluirse en la descripción estipulada en el paso 3, ya que si existe alguna salvedad o acuerdo es necesario que lo digas.
En este mismo orden de ideas, tus cuentas deben incluir los siguientes asientos:
- Firma: El encargado del proyecto debe firmar cada transacción estipulada en el libro diario contable. Así podrás tener un registro de quién estuvo a cargo de las operaciones llevadas a cabo.
- Código de la cuenta: En esta columna, debes registrar el código pertinente en el Plan Único de Cuentas. De esta forma, se le da a cada cliente o prestamista un código de cuenta que debe manejar hasta que sus procesos en conjunto hayan finalizado.
Dicho esto, tu cuadro debe quedar así:
Aquí te dejamos un video explicativo:
¿Cómo apuntar en el libro diario contable?
Los asientos colocados en el documento se distribuyen de la siguiente manera:
- Asientos de apertura: Estos se registran según los aportes de los socios. Se representa con la letra A.
- Asientos de saldo inicial: Dichas transacciones se hacen de un mes o un período a otro, delimitando el saldo inicial del próximo período. Por ejemplo, el saldo final del mes de enero será el importe inicial del mes de febrero. Se representa con las siglas SI.
- Asientos de cierre: Se realizan al final de un ejercicio, estipulando las cuentas saldadas. Se identifica con la letra C.
- Asientos simples: Estos tienen una cuenta de cargo y otra de abono.
- Asientos compuestos: En estos existe más de una cuenta de cargo o de abono.
Herramientas para elaborar un libro diario contable
Entre las principales plataformas para hacer un libro diario, destacan:
- Excel: Esta es la plataforma por excelencia para realizar tablas y cálculos.
Para realizar un libro diario contable en Excel, debes crear una tabla con cada uno de los pasos a seguir y comenzar a rellenarla según tus datos.
Asimismo, existen fórmulas para que la fecha salga de manera automática e incluso para calcular el debe y el haber.
- Debitoor: Esta es una de las páginas más utilizadas para hacer cualquier tipo de documento contable, ya que al introducir tus datos genera los cálculos de manera automática.
Cabe destacar que dicha plataforma es de paga.
- Reviso: Otra de las plataformas que crea cálculos automáticos al introducir tus datos es Reviso, la cual cuenta con 14 días de prueba antes de pagar el servicio.
Esta es una buena opción para empezar, pues te permite ver cómo se estructura el documento y, a partir de allí, decidir si la utilizarás o harás tu propio modelo.
- Plantillas: Al colocar el término de búsqueda “Libro diario contable plantillas” en Google, puedes encontrar numerosos formatos, mayormente en Excel, con las tablas y fórmulas incluidas para llevar a cabo el proceso.
Sin duda, esta es una de las opciones más útiles, puesto que disminuye horas de trabajo y es personalizable.
Además, la mayoría de las plantillas suelen ser gratuitas.
[bctt tweet=”En Google puedes encontrar distintas plantillas para hacer tu diario de registro contable, una excelente opción pues reducen el tiempo de trabajo, son personalizables y gratuitas.” vía=”no”]
Conclusión
El libro diario contable te permitirá llevar un registro de tus transacciones de manera ordenada con el fin de ver cómo funcionan las cuentas de tu empresa.
Este documento, estructurado en 7 sencillos pasos, ayuda a la estabilidad de tu negocio, al orden de tu economía y a la seriedad de tu empresa, ya que debe pasar por el Registro Mercantil de tu país para tener validez.
Asimismo, son numerosas las plataformas que hacen de su creación un proceso más sencillo, dinámico y personalizable.
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