Cómo Usar Excel: Guía Completa y Trucos

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Excel es una herramienta imprescindible para controlar y administrar las operaciones internas de las empresas. Y aunque la mayoría de las personas conoce este programa, muy pocos saben utilizarlo correctamente y sacarle todo el potencial posible.

Excel es muy útil, se puede emplear para operaciones sencillas como una simple suma hasta un complejo cálculo de préstamos. Procesos que manualmente se vuelven difíciles y que con un simple error se arruinan, se convierten en procesos sencillos.

El margen de error en los procesos realizados a través de Excel es mínimo porque la propia aplicación permite resolverlos sin mayor complicación.

Una de las ventajas de usar Excel es tener una capacidad increíble de facilitar la creación fórmulas, funciones, ecuaciones y listas. Clic para tuitear

Además de información numérica, también puedes incluir gráficos aparte de los datos que puedas proporcionarle a Excel, existe una gran variedad de gráficos para escoger.

En cuanto a cómo usar Excel en el ámbito de las empresas, estas son algunas alternativas:

  • Programación

Puedes hacer una planeación o una programación semanal, inclusive mensual, de tus empleados. Puedes incluir colores para identificar a cada persona y así cuando se actualice estos se coloquen de forma automática.

En las columnas puedes identificar los días de la semana, en caso de hacerlo semanalmente, y en las filas, la tarea o el turno de trabajo que se debe cubrir, luego se coloca al responsable.

Esta función de Excel también puedes utilizarla para realizar una programación de las juntas, de las salas de reuniones y mucho más.

  • Contabilidad básica

Con este uso de Excel se puede llevar toda la contabilidad referente a tu empresa, desde el ingreso de depósitos y gastos hasta crear diagramas y gráficos para comparar todos los datos proporcionados.

  • Manejo de las ventas

Podrás hacer un seguimiento de todas las ventas que se realizan de tus productos y así comparar el progreso mensual o anualmente.

Según Microsoft, una vez que se posean datos suficientes, Excel inclusive podría predecir las ventas en el siguiente año.

  • Retorno de la inversión

Podrás realizar un seguimiento de todo lo que genera tu empresa, pero también de todos sus gastos y, por lo tanto, podrás conocer el retorno de las inversiones que tengas en cada campaña.

  • Lista de clientes

Tendrás toda la información sobre tus clientes, proveedores y otros contactos de interés en un solo lugar, organizado de la forma que desees. Puedes crear tantos campos de información como desees.

Cabe destacar que  las imágenes anteriormente utilizadas fueron de plantillas de Excel, las cuales facilitan mucho el trabajo en cuanto al diseño y organización.

Cómo usar Excel: Paso a paso

Lo primero que necesitas saber respecto a esta herramienta de trabajo es que se encuentra conformada por celdas en las que puedes incluir los datos que necesites, desde números, letras y fórmulas.

En un archivo pueden estar incluidas muchas hojas simultáneamente, cada una con un objetivo y rango de celda propio.

  1. Navegar en una hoja de cálculo

En una hoja de cálculo cada celda tiene una coordenada única, por lo cual es muy sencillo buscar dicha celda y la información que contiene.

La coordenada se encuentra compuesta por una dimensión vertical, llamada fila y que se representa con números enteros, y una orientación horizontal en las columnas representadas por letras, por ejemplo, B15

  1. Trabajar en distintas hojas de cálculo

Dependiendo del caso y de lo que desees hacer, puedes utilizar diferentes hojas de cálculo en un mismo documento de Excel.

Esto facilita muchísimo el hecho de que puedas gestionar la información por categorías o por tiempos.

  1. Usar una celda de manera apropiada

Para poder utilizar Excel, lo primero que debemos saber gestionar son las celdas. En ellas se puede introducir información de tres tipos:

  • Texto
  • Números
  • Fórmulas

Para hacer que Excel tenga conocimiento del tipo de número que le estamos ofreciendo como dato, en el menú Inicio vamos a Números y ahí escogemos lo que queremos.

Lo más importante es que sepas que dependiendo de la notación entregada al programa tu número será entendido de manera diferente.

Para tu empresa es imprescindible gestionar gran cantidad de datos, esta gestión la puedes hacer de manera práctica a través de Excel. Clic para tuitear
  1. Utilizar las fórmulas

Las fórmulas se encuentran dentro de cada celda y generan una función distinta dependiendo de qué operaciones desees realizar, más adelante presentaremos algunas de las más básicas.

Cada fórmula puede usar información de varias celdas para cumplir con lo que se le pide.

Al igual que las celdas, las fórmulas también poseen distintas categorías:

  1. Las de texto: Son para unir, separar, combinar o manipular bloques de texto.
  2. Las de fecha y hora: Son las que se basan en el cálculo del tiempo.
  3. Las de matemática y trigonometría: Sirven para calcular diferentes operaciones.
  4. Las de estadística: Se usan para el análisis de conjuntos.
  5. Funciones lógicas: Permite que otras funciones sean combinadas y analizadas en función de una regla descrita por el usuario.
  6. Funciones de información: Para avalar el resultado de otras funciones.
  7. Database: Da los resultados de un grupo de celdas.
  8. Financieras: Sirve para simplificar el cálculo de intereses, depreciación, periodos de inversiones o números de pago.
  9. Ingeniería: Se usa para convertir un número entre las diversas formas de representación de unidades de medida.
  10. Referencial/Lookup: Es perfecto para encontrar relaciones entre diferentes índices que tienen elementos en común.

Cuando sepas qué tipo de fórmula vas a utilizar, entonces puedes proceder a colocarla en la celda que destinaste para dicha operación, escoges o escribes la fórmula y al presionar Enter tendrás tu resultado.

  1. Hacer gráficos

Una vez que tengas en mente qué valores deseas representar en tu gráfica, simplemente necesitas ir a la opción “Insertar” y  escoger el gráfico de tu preferencia o el que mejor se adapte a tus necesidades.

Recuerda que puedes editar todo lo referente al gráfico, incluyendo el título del mismo. Si haces doble clic sobre el gráfico se desplegarán opciones de diseño y formato.

Fórmulas básicas

Excel posee una serie de fórmulas que, dependiendo de lo que se desee hacer, pueden ser muy complejas, pero también existen fórmulas básicas que no son difíciles de poner en práctica.

Las fórmulas básicas se basan en las operaciones matemáticas más sencillas, por ejemplo, la suma, la resta, la multiplicación y la división.

No necesitas saber sobre matemáticas para saber cómo usar Excel, pero si dominas las matemáticas podrás aprovechar mejor las hojas de cálculo. Clic para tuitear

Cabe destacar que todas las fórmulas de Excel empiezan con el signo =.

  • Fórmula de suma

Es la más sencilla de todas y sirve para lo que su nombre indica: sumar los datos enteros o decimales que le proporciones a Excel.

Para poder utilizarla necesitamos usar el símbolo (+) para poder unir dos datos que deseas sumar.

El programa marca en diferentes colores las celdas que estás sumando para que así tengas un mejor manejo de lo que te encuentras haciendo.

  • Fórmula de resta

Las restas pueden ser de número tan grandes como lo necesites, solamente debes usar el símbolo (-) para realizar esta operación

También puedes usar esta fórmula junto a la de suma, es decir, combinando ambas fórmulas para poder crear nuevas fórmulas adaptadas a tus necesidades, inclusive puedes incluir paréntesis.

  • Fórmula de multiplicación

Al igual que las fórmulas anteriores, en este caso para poder trabajar con las multiplicaciones tendrás que utilizar el símbolo (*).

  • Fórmula de la división

En el caso de la división, el símbolo que se usa es la barra inclinada o diagonal, gráficamente conocida como (/).

  • Fórmulas con operadores lógicos

Se trata de esas fórmulas en las que puedes utilizar los símbolos de:

  • Mayor que >
  • Menos que <
  • Diferente de <>
  • Igual a =

Y se utilizan de la misma forma que las fórmulas anteriores, la única diferencia es que en este caso el resultado será “verdadero o falso” dependiendo de la operación que realices.

Consejos básicos

  1. Cuando necesites copiar algo muchas veces entonces puedes hacer clic en el pequeño punto verde que sale en una esquina al momento de estar sobre una celda, puedes hacerlo hacia un lado o hacia abajo.
  2. Si deseas copiar hacia un lado también puedes usar las teclas Ctrl + D.
  3. Para incluir la hora en una celda solamente presiona Ctrl + Alt + :
  4. Puedes desplazarte de una hoja hacia otra usando Ctrl + Av Pág y Ctrl + Re Pág
  5. La función “CONTAR.SI” contará el número de veces que un valor aparece en un rango seleccionado.
  6. La función “SUMAR.SI” suma los valores en un rango cuando uno de estos corresponda a la selección que hemos hecho.

Conclusión

Excel es una herramienta que te facilitará la realización de una gran lista de cosas en cuanto a la gestión de tu empresa, por eso es imprescindible que tanto tú como las personas de tu equipo de trabajo puedan dominar al menos las funciones básicas del programa.

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