Los 5 Mejores Software de Gestión de Proyectos

La nueva tecnología permite automatizar los procesos para poder cumplir con todos los aspectos necesarios con menos esfuerzo y errores, sin el apoyo de una solución de gestión de proyectos de alto rendimiento.

Por eso, las listas por sí solas no son suficientes para enviar a un hombre a la luna, construir una pirámide y crear un dispositivo que está leyendo en este momento; para ello están las aplicaciones de administración de proyectos.

Estas herramientas ayudan a dividir cualquier proyecto en pasos alcanzables y a darle al equipo un flujo de trabajo para convertir las ideas en realidad. Estos sistemas vienen en todas las formas y tamaños, desde simples aplicaciones de administración de tareas en equipo.

Sin embargo, lo más importante, y lo que realmente se busca en las aplicaciones que se recomiendan, es que ayuden a crear un flujo de trabajo para los proyectos más allá de una simple lista de verificación.

¿Qué es la gestión de proyectos?

Esta implica la aplicación de procesos, métodos, conocimientos, habilidades y experiencias para lograr los objetivos del proyecto.

Esta gestión implica también la planificación y organización de los recursos de una compañía para mover una tarea, evento o deber específico hacia la finalización. Por lo general, involucra un proyecto de una sola vez en lugar de una actividad continua.

Un profesional de proyecto necesita una amplia gama de habilidades, tanto técnicas como de gestión de personas, y una buena conciencia empresarial.

Generalmente, se espera que el plan de gestión de proyectos guíe eficaz y eficientemente todos los aspectos de un proyecto desde sus inicios hasta su conclusión, con el objetivo ideal de entregar el resultado a tiempo y dentro del presupuesto.

Software de gestión de proyectos

Las aplicaciones de gestión de proyectos son sistemas en línea para trabajar y colaborar en proyectos en tiempo real. Estos espacios en tiempo real permiten a los miembros del equipo y socios externos mantenerse en la misma página sobre cada detalle del proyecto.

Los sistemas proveen un panorama general de todos los proyectos en desarrollo, así como los detalles específicos sobre el trabajo diario para seguir avanzando. Lo más importante de estas aplicaciones es que están diseñadas específicamente para la gestión de proyectos.

Los proyectos son un tipo específico de trabajo, con una fecha de inicio, cierre y entrega. Por ejemplo, crear un nuevo diseño para un sitio web es un proyecto.

[bctt tweet= “Mantener un proyecto es un trabajo continuo sin fecha clara de inicio y final; para eso actúan las aplicaciones, para beneficiarte.” username=”genwords”]

¿Por qué es necesario un software para la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos persigue discernir y prever posibles problemas y riesgos, en relación con los mismos, planificar, organizar, coordinar y controlar las actividades con la finalidad de completar con éxito el proyecto.

El riesgo es uno de los elementos considerado omnipresente y variable, lo que significa que nunca son precisamente predecibles las tareas y eventos que llevan a terminar cualquier proyecto, especialmente los más complejos.

Lo anterior lleva a que la gestión de cualquier proyecto sea mucho más importante en los proyectos comerciales e industriales que actualmente se componen de actividades diversas y avanzadas.

Los mejores software de gestión de proyectos

Los proyectos normalmente tienen recursos, que pueden ser desde una descripción detallada del proyecto hasta ayudas visuales de algún tipo. Los miembros que integren el equipo deben tener acceso a estos recursos, así la gestión del proyecto se vuelve el sitio central en donde vive.

Existen muchas soluciones de gestión de proyectos que pueden venir con una cantidad de espacio de almacenamiento para que el equipo pueda cargar documentos en un área de trabajo donde todos puedan verlos, acceder a ellos y discutirlos.

Suele ser muy común que estos servicios cuenten con una opción para conectar servicios de almacenamiento en línea como lo es Box, Dropbox, Google Drive o OneDrive, para que así los miembros del equipo puedan vincular y cargar documentos al sistema.

Por tanto, te mencionamos las principales opciones en el nicho que están equipadas con herramientas y características sólidas para hacer frente a las necesidades de su negocio.

1. Wrike

Esta herramienta es una sólida solución integral de gestión de proyectos que ofrece la colaboración práctica. El sistema está diseñado para escalar tu negocio en crecimiento y genera resultados al ser flexible en la administración de múltiples equipos y proyectos.

Además, Wrike permite ver el panorama completo. El sistema descompone los objetivos grandes en unidades manejables, como lo son carpetas, tareas y subtareas, para así poder rastrear con mayor facilidad la contribución individual y el progreso del proyecto.

Los formularios de solicitud y su automatización, edición en vivo y administración de archivos organizan el proyecto para completarlo con mayor facilidad. Se encuentra disponible para diferentes tamaños de equipos.

Entre sus características principales se encuentra el empleo del diagrama de Gantt, administración de recursos, plantillas integradas, seguimiento de tiempo y presupuesto, sincronización de correo electrónico y calendario, flujo de actividades en vivo, pruebas y aprobación, entre otros.

     2. Asana

La herramienta Asana es muy efectiva para el rastreo y administración de los proyectos de su equipo, bien sea por la ejecución de su campaña de mercadotecnia, logro de objetivos de la compañía o cualquier misión, el software sirve como guía para cumplir cualquier requisito.

Este instrumento funciona mejor con pequeñas empresas que realizan la transición a proyectos más complejos. Los planes de fijación de precios son sencillos, puesto que solo están disponibles para tres opciones: gratuitas, premium y empresarial.

Las características que ofrece, en un plan gratuito, son las de tener la capacidad para 15 miembros, un tablero básico y búsqueda, coordinación de proyectos, tareas y conversaciones ilimitados que son adecuados para los equipos que recién inician.

      3. Trello

Este software de gestión funciona mejor para las actividades y los equipos de desarrollo de software que requieran agilidad en la planificación y supervisión de proyectos. Generalmente, se ofrece de manera gratuita para que los equipos y usuarios individuales puedan hacer uso de ella.

Se caracteriza por tener una excelente calidad, a pesar de que en ocasiones no pueda manejar proyectos complejos que requieran análisis o informes personalizados. No obstante, Trello es un muy buen complemento para las soluciones de gestión de proyectos sin tableros.

      4. ConnectWise Manage

Está diseñado para empresas de soluciones tecnológicas, como los son proveedores de servicios en la nube, desarrolladores de software, servicios profesionales, empresas de servicios de TI, telecomunicaciones y seguridad.

Los equipos de proyectos que pertenezcan a esta industria se benefician de sus soluciones específicas, especialmente cuando se trata de coordinación y colaboración. Esta centraliza la documentación para que todos puedan tener visibilidad completa.

La gestión de los recursos y presupuestos del proyecto, la presentación de informes de tareas individuales y el seguimiento del progreso hacia los plazos son solo algunos ejemplos de sus funciones.

       5. Zoho Sprints

Los equipos dinámicos y ágiles son adecuados para el seguimiento y planificación de proyectos. Esta herramienta está diseñada para tener una interfaz simple y libre de obstáculos para que los usuarios puedan enfocarse en desarrollar los productos exitosamente.

Está diseñado para que los equipos se muevan rápidamente y es por eso que tiene características como los atrasos, el seguimiento del proceso, el registro de horas facturables y no facturables, el análisis y el tablero para que puedas supervisar fácilmente el proyecto.

En conclusión

Los equipos de trabajo tienen que lidiar con varios proyectos, no pueden depender de sus memorias para mantenerlos organizados. Intentar tenerlo todo junto en un correo electrónico es una receta para el desastre.

Para entregar proyectos a tiempo y dentro de presupuesto, la información necesita establecerse, las fechas de entrega, trazarse y, los documentos, compartirse. Los miembros necesitan estar en comunicación constante entre ellos.

[bctt tweet= “Cuando tu equipo necesita encargarse de algunos proyectos es necesario un software de gestión de proyectos.” username=”genwords”]