El Project Management es una disciplina que permite manejar proyectos dentro de una empresa, tomar decisiones sobre la misma y analizar el campo de acción.
Hoy hablaremos sobre 8 metodologías de esta estrategia que puedes aplicar en tu empresa.
Project Management, su importancia dentro de la empresa
El Project Management se encarga de plantear objetivos dentro de un proyecto y cerciorarse de lograrlos con recursos específicos y en un tiempo determinado. En general, busca organizar y estructurar el proyecto de principio a fin.
De igual forma, quien esté a cargo debe asegurarse de cumplir con los estándares planteados, pues el éxito o el fracaso del plan dependerán del buen uso del Project Management.
Una de las obligaciones primordiales de quien ejerza este rol es la supervisión de tareas y la búsqueda de soluciones o cambios a los problemas que puedan presentarse.
El Project Management posee una serie de herramientas de gestión que permiten acelerar los proyectos y alivianar el proceso de trabajo. Además, mantiene el orden en el desarrollo de los objetivos.
Si las metas y las asignaciones están bien planteadas y claras, las posibilidades de cumplir los requisitos necesarios son mucho mayores, pues el equilibrio reduce el riesgo.
Asimismo, el Project Management busca, en todo momento, garantizar el éxito tus proyectos. Esto te permitirá cumplir los objetivos planteados dentro del tiempo y los recursos estimados, a la par que dejará al cliente satisfecho con el resultado.
Propósitos bien delimitados, planes bien organizados, búsqueda de trabajo en compromiso, colaboración y compromiso son algunos de los indicadores claves para que sepas que tu aplicación del Project Management va por buen camino.
[bctt tweet=”El Project Management se basa en la estructuración y planificación de tus proyectos empresariales; busca lograr el éxito total de todas tus asignaciones dentro del tiempo y con los recursos estimados.” vía=”no”]
En resumidas cuentas, este método es necesario y casi indispensable para el éxito de tus proyectos.
Metodologías de Project Management más importantes
Cabe destacar que el Project Management no siempre es llevado a cabo por una persona especialista en el área. Si tu empresa es pequeña o simplemente quieres hacerlo tú, estas son algunas de las metodologías más importantes que puedes aplicar:
- Método cascada: Es una de las formas más sencillas para planificar tu proyecto. Como su nombre lo dice, se basa en hacer una lista secuencial, que fluya como una cascada.
En este procedimiento, para poder avanzar una tarea, la anterior debe estar completamente lista.
Lo ideal es que te sientes con tus compañeros de trabajo y realices una lista de los pasos que necesitas para lograr cada uno de tus objetivos. Puedes seguir el siguiente orden:
- Requisitos necesarios
- Diseño y planificación del concepto
- Creación del producto o servicio
- Vinculación con sistemas actuales
- Pruebas y validación
- Instalación
- Divulgación
- Mantenimiento periódico
Esta alternativa se adapta fácilmente en empresas de construcción o de desarrollo de software. Es ideal para espacios donde se fabriquen o construyan productos físicos, pues pueden repetir el esquema ya creado.
Por el contrario, si tu empresa cambia constantemente sus planes y no repite sus acciones, quizá el método cascada sea un tanto limitado. Sin embargo, si produces bienes materiales, es ideal para organizar tu plan de trabajo.
- Método de Ruta Crítica (MRC): Esta metodología, al igual que la anterior, plantea que no se puede comenzar una tarea sin finalizar otra. A diferencia del Método Cascada, el MRC crea cadenas de trabajo que dependen una de la otra, creando una secuencia.
Realizar un plan de ruta crítica te permitirá enfocarte en las tareas primordiales y jerarquizar las que están después de ellas, y así sucesivamente.
Sirve para establecer prioridades, asignar roles a tus empleados, distribuir bien los recursos y disminuir los riesgos. Una lista a seguir podría ser la siguiente:
- Tareas a completar (en orden)
- Duración de dichas tareas
- Interrelación entre cada una de las tareas
- Punto final de una tarea e inicio de la siguiente
Es necesario destacar que una tarea se considera crítica si esta retrasa e influye en el tiempo de finalización del proyecto.
Esta estrategia es ideal para empresas de fabricación, construcción, arquitectura, ingeniería y cuestiones relacionadas con la ciencia. Lucidchart, Microsoft Project y Smartsheet son algunas de las herramientas que pueden apoyarte al aplicar el MRC.
- Gestión de Proyectos de Cadena Crítica (GPCC): Esta metodología es ideal para priorizar recursos críticos.
Es bien sabido que hay algunos recursos escasos; otros dependen de un tiempo determinado para poder ser utilizados. En fin, puede haber numerosos inconvenientes, por eso, es bueno ubicar intervalos de tiempo entre una tarea crítica y otra.
Aunque pueda parecer que esto retrasa el fin del proyecto, hacerlo disminuye en gran medida los riesgos que puedan presentarse a lo largo del proyecto. Los plazos de tiempo delimitados para cada tarea crítica permitirán que estas se cumplan de manera efectiva y en toda regla.
En vez de centrarte en numerosos pasos, delimita los más destacados, que requieren de mayor atención y trabaja a partir de allí.
El GPCC es ideal para empresas de fabricación o construcción. Al utilizarlo, apóyate en herramientas como Autora CCPM, A-Dato o ProChain.
- LEAN: Esta metodología, diseñada originalmente por la empresa Ford, te permite reducir los desperdicios y aumentar el valor. Este método se enfoca en impactar directamente en los beneficios que obtendrás con el proyecto, así como en automatizar el proceso.
Para aplicarla, basta con seguir algunos pasos básicos:
- Especificar el valor
- Identificar el flujo del valor
- Hacer que el proceso fluya continuamente
- Avanzar y eliminar aquello que sea innecesario
LEAN, pese a que fue utilizada por primera vez en industrias automotrices, ha sido aplicada en ámbitos educativos e, incluso, en empresas de construcción, fabricación y desarrollo de software.
Es la metodología perfecta si buscas enfocar tus procesos en el resultado final, con el menor riesgo posible. Algunas de las herramientas que puedes utilizar son LeanKit, Kanban Tool o Kanbanize.
- Gestión de beneficios: Este método enfoca los procesos según los beneficios deseados. En consecuencia, el proyecto finaliza cuando todos los beneficios han sido cubiertos.
Numerosas metodologías dejan de lado los beneficios que obtendrán por cada uno de los pasos que hagan, por ello, surge esta forma, que se encarga de lograr las ventajas comerciales esperadas.
Su objetivo es garantizar que el proyecto se defina correctamente y que esto permita recibir los beneficios esperados, estipulados desde el comienzo del plan.
Esto permite aumentar el índice de retorno de la inversión en función de lo que se obtendrá.
Para lograrlo, solo debes seguir tres pasos:
- Identificar los beneficios
- Ejecutar la gestión de beneficios
- Monitorear el desempeño de los beneficios obtenidos
La gestión de beneficios es ideal para casi cualquier tipo de trabajo que quiera recibir grandes resultados. Sin embargo, se ha utilizado más en proyectos de tecnología y desarrollo de software.
- Desarrollo de Aplicaciones Rápidas (DAR): Es una estrategia estructurada por equipos, vinculados según técnicas estructurados.
Los equipos RAD crean prototipos paulatinamente y van determinando las necesidades de los objetivos que les planteas. Además, estos grupos, que suelen trabajar rápidamente, traerán grandes mejoras a tu empresa gracias a su eficiencia y eficacia.
Funcionan mejor en tareas menos complejas. Sin embargo, garantizan casi el 100% de las veces el éxito de las tareas asignadas.
Para desarrollar software no muy avanzados es ideal. Puedes utilizar herramientas como FileMarket, Nintex, Invision y OutSystems para agilizar el proceso.
- PRINCE2: Es un método de administración de proyectos que se basa en la división de responsabilidades entre una junta y un gerente.
La responsabilidad de la junta es centrarse en los recursos necesarios y en la justificación comercial. Por su parte, el gerente se encarga del resto de tareas y de administrar el equipo diariamente.
Este método tiene un sinfín de beneficios, entre ellos:
- Mayor control de recursos
- Disminución de riesgos
- Distribución estructurada y clara de responsabilidades
- Planificación jerarquizada
- Ciclos de revisión regular
- Enfocado en el quién, el cuándo, el cómo y el porqué
Es una de las metodologías más completas, pues al ser práctica y estructurada, te asegura casi en su totalidad el éxito del proyecto. En ámbitos como la construcción, la arquitectura y el marketing, el PRICE2 es ideal.
- Six Sigma: Creada inicialmente por la compañía Motorola para disminuir los defectos de sus productos, Six Sigma es una metodología de control de calidad.
Este método es fundamental si quieres aumentar la eficiencia y productividad de tu empresa. Se logra con los siguientes pasos:
- Definir las necesidades del proyecto (las necesidades de tus clientes, si este es el caso)
- Mide el rendimiento de tu proceso
- Analiza los problemas frecuentes
- Mejora los errores
Six Sigma enfatiza en minimizar los errores y obtener el mejor resultado posible, evaluando las respuestas obtenidas a lo largo del proceso.
No se centra en el resultado final, sino en todo el trabajo que hay detrás de él. Asimismo, se basa en estadísticas y datos existentes, lo que disminuye el riesgo.
Se puede aplicar en numerosos ámbitos, como la ingeniería, la medicina, el marketing, los estudios de mercado y cualquier situación en la que busques aumentar la calidad de tus resultados.
Conclusiones
El Project Management se puede aplicar en numerosos campos de negocio y es fundamental para el correcto funcionamiento de una empresa. Los beneficios que su uso trae son innumerables y es la herramienta perfecta para garantizar el éxito de tu empresa.
Apoyándote en las metodologías antes descritas, o buscando un experto en el área, puedes hacer crecer tu empresa con pequeños pasos.
Desde una mejor planificación hasta un crecimiento exponencial en tus resultados, el éxito está casi asegurado con el Project Management.
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