Outsourcing: Lo Que Debes Tener en Cuenta Antes de Subcontratar

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Hablar de outsourcing es hacer referencia a la identificación de un proceso realizado por tu empresa que pudiera ser ejecutado de forma más eficiente por otra organización.

Este proceso, también llamado tercerización o subcontratación, es una técnica innovadora de administración y es algo que hacen las empresas y que no influye en la perdida de la misma.

El outsourcing se trata de contratar a otros para realizar tus procesos sin que tengas que estar al 100% involucrado.

Esto es algo que agiliza otros procesos y, a su vez, te permite concentrar todos tus esfuerzos en el objetivo principal.

En la sexta edición del libro Administración de recursos humanos, de William B. Werther y Keith Davis, se define el outsourcing como:

“Consiste en contratar de manera externa a una empresa especializada que se encargue de la administración de determinados procesos no esenciales del negocio, con el objetivo fin de que la administración pueda dedicarse a acciones más estratégicas” (p.170).

Outsourcing: Pros y contras

Como absolutamente todo en el mundo del emprendimiento, existen ventajas y desventajas que te harán valorar si el outsourcing funciona para ti y si vale la pena implementarlo en tu empresa.

Ventajas

  1. Una mayor respuesta, más rápida y más eficiente a los cambios del entorno.
  2. Se reducen los costos de diversas áreas y, por ende, aumenta tu rentabilidad como compañía.
  3. Ayuda a que tu empresa pueda tener una mayor concentración en las ventajas estratégicas.
  4. La prioridad por parte de la empresa contratada siempre será aumentar la calidad, mejorar y optimizar los procesos y los productos que se elaboran en tu organización.
  5. Existe un aumento en la competitividad.
  6. Ganar acceso al mercado y oportunidades de negocio a través de la red de proveedores.
  7. Hay un ahorro por la parte de la gestión del equipo, esto se debe a que entrarán nuevas personas a trabajar, pero tus gastos de personal no se verán aumentados.
  8. Mejorar la credibilidad y la imagen corporativa a través de la asociación con proveedores grandes.
  9. Ideas innovadoras que puede aportar el equipo de la empresa de outsourcing.
  10. El perfil de las personas que irán a trabajar en tu empresa por parte del proveedor será de alto nivel, serán especialistas.
La principal ventaja del outsourcing es que podrás enfocarte más en la actividad principal de tu empresa. Clic para tuitear

Desventajas

  1. Puede existir el peligro de una fuga de información, esto se debe a que esta se comparte con el proveedor de outsourcing.
  2. Necesitarás un sistema de control para mantener la línea de mando ejecutivo.
  3. Tendrás que proteger la marca y las patentes de tu empresa.
  4. Tu empresa podría quedar rezagada en temas de innovación tecnológica.

Pero tranquilo, estas desventajas no suceden en todos los casos, se pueden reducir e inclusive desaparecer si tomas en cuenta:

  • Los antecedentes, referencias o experiencias de la compañía que se va a contratar para cumplir algún proceso.
  • Tomar en consideración la experiencia de otra empresa, similar a la tuya, que pudo realizar outsourcing en el área en la que tú planeas hacerlo.
  • Estudiar si la relación de costos es favorable.
  • Analizar la importancia del área, proceso o función que expondrás a la tercerización de servicios. Dependiendo de esto es que debes tomar la decisión si deseas implementar el outsourcing en tu empresa o no.
  • Mantener una comunicación fluida con aquellas personas que son parte de la tercerización de servicios, debido a que no son parte de tu empresa, pero necesitan sentirse como si lo fueran para así mantener su motivación y sentirse parte de algo.

¿Quieres subcontratar? Ten en cuenta los siguientes factores

Supongamos que ya decidiste que deseas tercerizar algún proceso de tu empresa o alguna área, más allá de lo anteriormente mencionado, hay algunos factores que necesitas tener en cuenta antes de subcontratar.

Principalmente existen dos aspectos muy importantes que necesitas tener en cuenta:

  1. La empresa que vayas a contratar debe ofrecer un servicio mejor que el que se ejecuta internamente.
  2. El servicio que te vayan a proveer debe ser realizado de manera oportuna, en el menor tiempo y con la mayor calidad posible.

Por eso, y como anteriormente mencionamos, es que necesitas tomar en cuenta los antecedentes de la empresa que tengas en mente para hacer outsourcing.

También debes tener en cuenta que no todas las áreas y/o procesos de tu empresa pueden ser tercerizados.

Las áreas que pueden pasar a outsourcing son:

  • Sistema financiero y contable

En estas áreas se necesita de personal altamente especializado que sepa trabajar con datos, que conozca de todo tipo de legislación relacionadas.

  • Marketing

Se suele tercerizar esta área debido a que hay empresas especializadas en esta actividad, con personal altamente calificado, además de que los costos se reducen cuando tienes un equipo de proveedores que se encargue del marketing de tu empresa.

  • Recursos humanos

Todo lo relacionado a las nóminas, por ejemplo.

  • Sistema administrativo
  • Actividades secundarias

Muchas empresas suelen dejar aquellas actividades secundarias que no forman parte de las acciones principales de la compañía en manos del outsourcing. Un ejemplo de esto es la limpieza, la seguridad, el abastecimiento de papelería, el manejo de eventos, entre otros muchos más.

  • Producción y logística

En cuanto a las áreas de la empresa que sus procesos no deben pasar a tercerizarse, son:

  • La administración de la planeación estratégica
  • La tesorería
  • El control de proveedores
  • La administración de calidad
  • Servicio al cliente
Según cifras del Tecnológico de Monterrey, cerca del 40% del empleo formal generado en México se realiza a través de outsourcing. Clic para tuitear

Tipos de outsourcing que puedes realizar

Existen principalmente dos formas en las que puedes implementar la tercerización de servicios en tu empresa.

  • Outsourcing total

Se hace referencia a una transferencia total, es decir, la compañía que decidas contratar es responsable de tener su propio equipo, personal, redes, operaciones y responsabilidades administrativas.

  • Outsourcing parcial

Solamente se transfieren algunos elementos de los anteriormente mencionados.

También se puede dividir según su finalidad:

  1. Táctico

Es cuando se pretende delegar una función a otra empresa, normalmente la razón principal suele ser la reducción de costos.

  1. Estratégico

Se refiere a cuando se pretende crear una relación estable con el proveedor y el proceso es considerado una alianza estratégica. Se busca principalmente mejorar la calidad del proceso, mejorar algún servicio y/o aumentar su capacidad.

Finalmente tenemos la división según la naturaleza del outsourcing:

  • Co-Sourcing

Se da cuando tanto tu empresa como la proveedora comparten las responsabilidades y, en algunos casos, los riesgos de la prestación del mismo.

  • In-House

Es cuando la empresa proveedora realiza sus servicios dentro de tus instalaciones.

  • Off-Shoring

Este caso se da cuando la empresa proveedora que estás contratando se encuentra situada en el extranjero.

  • Off-Site

Ocurre cuando los servicios que requiere tu empresa son realizados por la compañía proveedora en sus propias instalaciones.

¿Cómo lograr un outsourcing satisfactorio?

Lo primero que necesitas es tener definidos tus objetivos, saber qué deseas al tercerizar un servicio y las metas que quieres que se logren.

También es muy importante definir las estrategias que se usarán para la evaluación y selección de la empresa proveedora.

Aunque tome mucho tiempo todo el tema del cuidado y la rigurosidad en las etapas iniciales, estas se deben llevar a cabo porque es en la etapa inicial que se asegura el éxito del outsourcing.

Una vez que tengas todo definido, debes saber que si buscas eficiencia como objetivo principal, el énfasis es el control y la reducción de costos.

Por otro lado, si se busca potenciar la posición competitiva, lo más importante es la velocidad para alcanzar las capacidades buscadas.

También necesitas tener muy en cuenta los procesos y/o áreas que deseas estén bajo el outsourcing, porque no todas las áreas pueden ser destinadas a tercerizar sus procesos.

Lo siguiente en la lista es buscar al proveedor adecuado para tu compañía. Para eso debes tener en cuenta, como mínimo, estos tres requerimientos que toda empresa proveedora debe tener.

  1. Capacidad técnica para operar
  2. Estar actualizado tecnológicamente
  3. Tener una capacidad financiera comprobable

Debes recordar que, probablemente, tu relación con esta nueva empresa proveedora sea a largo plazo y por ende necesita cumplir con estas exigencias si deseas que sea una relación exitosa.

Una vez que ya tengas seleccionada la empresa proveedora, viene la parte del contrato, este debe ser especifico, pero flexible, no debe quedar nada a la interpretación.

Debes tomar en cuenta aspectos como plazos, el plan de transición, los incentivos y multas, el plan y la gestión de salida.

Para que tu empresa tenga un outsourcing satisfactorio es necesario que se tenga una comunicación fluida, que se tome en cuenta a la tercerización de servicios, hacerlos parte de la empresa, aunque no lo sean.

Las principales razones para implementar el outsourcing son el aumento de la capacidad para desarrollar actividades, reducir la inversión y reducir los tiempos. Clic para tuitear

En resumidas cuentas, podemos decir que un proceso de outsourcing exitoso se divide en tres pasos:

  1. Definir y revisar la estructura de la empresa

Dentro de este paso, además de lo anteriormente mencionado sobre los objetivos, se incluye la comunicación que se debe tener con los integrantes de tu organización.

Las personas que laboran dentro de tu empresa deben entender los motivos de tercerizar un área o un proceso, y también saber los beneficios que se obtendrán al tomar dicha decisión, así se logra mayor motivación.

  1. Decidir las áreas o el proceso al que se le aplicará outsourcing

Dentro de toda empresa hay actividades estratégicas, las altamente rentables y las rutinarios y/o de apoyo.

Son las últimas las que se deben y pueden tercerizar, las dos primeras son recomendables que sigan realizándose por tu corporación.

  1. La selección y contratación del proveedor

Conclusión

Implementar el outsourcing es una tarea que requiere mucho cuidado, porque se trata de incluir a más personas en tu proyecto.

Y aunque pareciera que es un proceso complicado y que muchas personas puedan sentir que no vale la pena el esfuerzo, la verdad es que es todo lo contrario, son muchos los beneficios.

Cada empresa debería poder llevar a cabo el outsourcing para mejorar sus procesos y tener un enfoque prioritario en su objetivo principal.

La clave de todo en el mundo empresarial es poner atención a los grandes y pequeños detalles, el outsourcing no es la excepción.

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