¿Cómo Hacer un Presupuesto para Clientes? [+ Excel]

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Hacer un presupuesto es una actividad simple, pero debemos ser cuidadosos al elaborarlos porque ellos serán la carta de presentación de todos los elementos que conforman los servicios que ofrecemos.

Los presupuestos son tan importantes que si no sabemos cómo hacerlo y omitimos algunos de sus componentes, esto puede llevar a que el cliente escoja trabajar con nuestra competencia.

¿Qué es un presupuesto de servicios profesionales?

Un presupuesto es un instrumento que permite calcular los gastos e ingresos que van a surgir de los servicios que pensamos ofrecer.

Son documentos de negociación que contienen una descripción detallada de los elementos y costos del trabajo. Además, hacer un presupuesto nos permite definir el alcance que tendrá el servicio.

Los presupuestos son instrumentos que permiten calcular los costos y detallar los componentes de un servicio. Clic para tuitear

Ventajas de hacer tu propio presupuesto para clientes

Entre las ventajas de hacer un presupuesto, destacamos:

  • Permite saber cuánto dinero ingresará por el servicio prestado.
  • Define el alcance del trabajo, es decir, cuáles soluciones estamos dispuestos a presentar y cuáles no.
  • Sirve como mecanismo de negociación, permitiendo ajustarse a los requerimientos del cliente.
  • Detalla  y describe los componentes del trabajo.
  • Justifica la inversión a realizar por el cliente.
  • Permite establecer las formas de pago.
Una de las ventajas de hacer un presupuesto es que permite definir el alcance del trabajo, porque especifica exactamente qué actividades cubren nuestros servicios. Clic para tuitear

Cómo hacer un presupuesto de servicios profesionales

Hacer un presupuesto de servicios profesionales es sencillo, el secreto es conocer los elementos que lo componen.

Entender su estructura es vital si queremos lograr que el cliente se entusiasme y nos contrate.

Hay organizaciones que desechan cotizaciones solamente porque no contienen algún dato o porque obvian información importante sobre la empresa y los servicios que presta.

Contenido de un presupuesto

Nuestro presupuesto siempre debe contener la siguiente información:

  • Una presentación de nuestra empresa y las soluciones que podemos ofrecer.
  • Descripción detallada de los servicios ofrecidos. Indicando los profesionales involucrados, las herramientas y materiales a usar, las horas o días trabajados, etc.
  • Datos de ambas partes involucradas.
  • Formas de pago y tiempo de ejecución una vez aceptado el presupuesto.
  • Tiempo de validez de la oferta.
  • Firma y sello del cotizante.

Estructura de un presupuesto

Vamos a presentar dos estructuras para hacer un presupuesto, la decisión por uno u otro dependerá del tipo de trabajo o servicio que ofrezcamos.

Estructura simple

Este presupuesto tendrá la siguiente estructura:

  • Encabezado. Donde se describen todos los datos de nuestra empresa. Por ejemplo, dirección, registro, teléfono de contacto, correo, etc.
  • Descripción detallada de los trabajos a realizar y su costo. Como mínimo se debe colocar el nombre del trabajo a realizar, el precio, la fecha de comienzo, la duración del trabajo y la validez del presupuesto.
  • Cierre. Donde se indicarán las formas de pago y se colocan las firmas.

Estructura completa

Esta será la estructura que vamos a seguir para hacer un presupuesto completo:

  • Introducción. Cómo su nombre lo indica, es una pequeña descripción introductoria del proyecto.
  • Descripción del proyecto. Indicaremos los objetivos del trabajo, su alcance, los equipos y herramientas a utilizar, etc. Dependiendo del tipo de proyecto, la descripción será más o menos extensa.
  • Metodología de trabajo. Vamos a colocar el cómo se van a hacer las cosas, es decir su paso a paso.
  • Tiempos de ejecución. Será un cronograma donde se detallen los tiempos que tomará realizar cada una de las actividades.
  • Formas de pago. Se explican las formas para pagar y se especifican los tiempos para realizar el pago.

En la descripción del proyecto y la metodología de trabajo pueden incluirse cuadros para detallar los costos de cada una de sus partes.

Además de mostrar los costos del servicio, un presupuesto puede usarse como un instrumento de negociación entre el cliente y la empresa. Clic para tuitear

Ejemplo de presupuesto

Ahora que sabemos la estructura para hacer un presupuesto, realicemos un ejemplo que nos ayudará a fijar mejor la idea.

Para este ejemplo vamos a imaginar que tenemos una constructora y nos buscan para construir una casa.

Lo primero que debe llevar nuestro presupuesto es una descripción de la empresa y el proyecto, veamos el ejemplo:

Constructora Los Bloques, S.A.

Dirección: Carrera 8, entre calles 30 y 31, edificio Girasol, segundo piso, oficina 8.

Teléfonos 026481638 / 6383929

Correo electrónico: ventaslosbloquesca@construc.com.mx

Cliente: Juan Luis Ponce

Asunto: Diseño y construcción de casa

¿Quienes somos?

Somos una empresa que se dedica a la construcción de todo tipo de obras civiles y de ingeniería, que cuenta con un equipo completo de arquitectos y todo tipo de profesionales de la construcción.

Descripción del proyecto

Según los requerimientos del señor Ponce, se plantea la construcción de una casa de 10 x 20 m de una sola planta, con consideración para futuras ampliaciones y construcción en la parte superior.

Se utilizarán materiales de primera calidad, 2000 bloques, 30 sacos de cemento, 50 varillas corrugadas, alambre, marcos de ventana de aluminio, tubos PVC para aguas blancas, negras y grises, cal y pintura.

El diseño de la obra será elaborado por un arquitecto. Un ingeniero civil será el responsable de la supervisión del trabajo y contaremos con ocho obreros. Además, contamos con un responsable de recursos humanos que gestionará todo lo referente al pago de los empleados de la obra.

Tiempo de ejecución

El proyecto se realizará en dos etapas, una de diseño y otra de construcción. La etapa de diseño tomará un mes y la de construcción dos meses.

Formas de pago

Para iniciar el diseño, el cliente debe pagar el 20% del valor del trabajo. Luego, para dar inicio a la construcción, se debe pagar el 50%, al finalizar el monto restante.

En el ejemplo que acabamos de ver solo se hace una descripción del proyecto, pero no se especifican los costos.

Lo que pasa es que generalmente junto a la descripción, se anexan tablas en las que se desglosa cada componente descrito.

Hacer presupuesto en Excel

Los costos de nuestro trabajo generalmente se presentan en tablas. Por ejemplo, para complementar el presupuesto que acabamos de ver, vamos a elaborar una tabla para detallar los costos del proyecto.

A continuación te explicamos cómo hacer un presupuesto usando Excel:

Comenzamos por escribir todos los datos de nuestra empresa y las direcciones de contacto.

Elaboramos una tabla de tres columnas donde indicaremos la cantidad, la descripción, el precio unitario y el total.

Ahora comenzamos a escribir dentro de nuestra tabla toda la información de los componentes del servicio.

Cómo observamos en la figura anterior, solo colocamos las cantidades, la descripción del servicio y el precio unitario.

Ahora procederemos a vincular las cantidades y el precio unitario para entonces obtener el total por elemento del servicio.

Primero nos posicionamos en el recuadro de total del primer ítem y escribimos el signo de igual (=).

Ahora nos dirigimos a la columna de cantidad y hacemos clic sobre el recuadro correspondiente a la cantidad del primer ítem

A continuación escribimos el signo de multiplicación (x) y nos dirigimos a la columna de precio unitario haciendo clic sobre ella

Al cumplir los pasos anteriores ya habremos vinculado los valores y tendremos una fórmula.

Para obtener el resultado presionamos enter y repetimos los pasos anteriores con todos los ítem que escribimos.

Para terminar el presupuesto, vamos a colocar las condiciones de pago y vamos a dejar un espacio para la firma

Prepara un presupuesto para tu cliente

Conclusión

Para hacer un presupuesto debemos considerar todas las variables que van a intervenir durante el servicio prestado.

Los presupuestos son documentos que permiten calcular precios y se usan para negociar con nuestros clientes.

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