El sistema de facturación electrónica optimiza los procesos de compra y venta, reduciendo hasta el 80% los costos de un negocio y garantizando la autenticidad de la facturación.
Estas y otras ventajas han atraído a gobiernos de la región. Tanto así, por ejemplo, que en México el uso de la factura electrónica ya es obligatorio y en Colombia se inició el proceso voluntario para implementarlo en empresas de todo tipo. Se espera que para el 2019 todos los negocios cuenten con esta herramienta.
¿Qué es la facturación electrónica?
Es la elaboración, envió y recepción digital de documentos que soporten la venta de bienes y servicios. En palabras más técnicas, son métodos digitales de control fiscal.
Poseen la misma función que las facturas tradicionales, pero usan canales electrónicos y software especializado para su elaboración y envió.
[bctt tweet=”La facturación electrónica es la digitalización de los procesos tradicionales de facturación. En ella la elaboración, envío y recepción son electrónicos” username=””]
En el proceso de facturación tradicional los clientes adquieren o usan alguno de nuestros productos o servicios, nosotros elaboramos la factura y la entregamos o enviamos por correo, mensajería, etc., lo que hace que el proceso tome tiempo, logística y dinero.
Puede ocurrir, incluso, que al llegar la factura al cliente se detecte algún error o haya alguna inconformidad. Si eso ocurre, nos deben regresar el documento y nosotros debemos repetir todas las operaciones de facturación, retrasando el pago e invirtiendo el doble de recursos y tiempo.
En los procedimientos de facturación digital, cuando el cliente compra un producto o usa el servicio inmediatamente se elabora la factura y se envía por medios digitales.
Si llega a tener errores o alguna inconformidad, el receptor nos notifica usando una nota de crédito, realizamos la corrección e inmediatamente reenviamos el comprobante.
[bctt tweet=”Implementar sistemas de facturación electrónica amplia las opciones de mercado para tu empresa y te prepara para el futuro de la facturación mientras disminuye los costos del proceso.” vía=”no”]
Ventajas de la facturación electrónica
Después de la información anterior, seguramente te interesa indagar sobre las ventajas de la facturación electrónica. Es lo que se explicará a continuación.
El uso de la facturación electrónica representa los siguientes beneficios:
- Optimiza el proceso.
- Elimina logística de entrega (uso de mensajeros, servicios postales).
- Mayor velocidad en la entrega.
- Agiliza el proceso de elaboración.
- Ahorro en costos de hasta un 80%.
- Disminución del uso de espacios físicos para resguardo de comprobantes.
- Mayor seguridad en el resguardo.
- Soporta transacciones de venta de bienes y servicios.
- Garantiza la veracidad del contenido desde su origen y su integridad, al mismo tiempo que cumple con los requisitos técnicos y legales.
- Permite entregar soportes electrónicos de la factura.
- La plataforma se puede utilizar en cualquier país, solo se deben considerar las normas aplicables en cada uno.
[bctt tweet=”Los sistemas electrónicos de facturación optimizan la actividad reduciendo tiempo y dinero, ahorrando entre 60 y 80% de los costos y reduciendo un proceso de días a solo minutos.” vía=”no”]
Facturación electrónica en Latinoamérica
México
Es pionero latinoamericano en la aplicación de sistemas de facturación electrónica y actualmente se encuentra entre los países más avanzados en usar este método de emisión de comprobantes.
En dicho país el uso de la facturación electrónica comenzó en el 2004, año en el que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) creó la normativa para implantar el Comprobante Fiscal Digital (CFD). Actualmente es obligatorio en la contabilidad digital y se utiliza para el 100% de las operaciones.
Argentina
Este método de facturación hizo su aparición en el 2002, año en el que mediante la Resolución 1361 se estableció el deber de guardar duplicados electrónicos de los comprobantes. Fue hasta el 2007 cuando la herramienta comenzó a ganar terreno entre los contribuyentes.
Con la Resolución General 2458/08, las compañías telefónicas, las operadoras de Internet y de televisión por cable, las empresas de servicios básicos y medicina prepaga, quedaron obligadas a implementar el sistema.
Desde entonces, se ha incrementado el uso de esta herramienta en otros sectores, atendiendo principalmente a las normativas implantadas por la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP).
Para poder usarlo los contribuyentes deben obtener un Código de Autorización Electrónico (CAE) ante la AFIP, posterior a ello, contar con una plataforma de facturación electrónica.
Colombia
A diferencia de los anteriores, este país se encuentra en los primeros pasos hacia la facturación electrónica. Las autoridades llevan varios años desarrollando normas para la implementación del sistema, pero fue a partir del 2014 que comenzó formalmente el proceso.
El objetivo que persigue la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) al fomentar su uso, es combatir la evasión de impuestos de algunos contribuyentes y disminuir los tiempos de notificación al organismo.
A finales del 2017, la DIAN contrató una solución gratuita para las micro y medianas empresas. Las grandes empresas tienen en el deber de adquirir el software para el uso de la factura electrónica.
Durante el 2018 buscan masificar la acogida voluntaria del sistema, porque a partir del 2019 su su uso será obligatorio para los grandes contribuyentes, sector que representa el 62% de la facturación.
https://youtu.be/I7-A_5wuMmo
¿Cómo implementar la factura electrónica en tu negocio?
Para lograr con éxito la acogida e implementación de este sistema de facturación debes seguir los siguientes pasos:
- Escoge un equipo de trabajo. Selecciona entre tu personal a quienes serán los responsables de llevar el sistema de facturación electrónica. Ellos compartirán las tareas y se encargará n de la implementación y comunicación del proyecto.
- Capacitación del personal. Para esto, debes identificar a aquellos que trabajarán con el sistema, serán los principales a capacitar en el uso del mismo. Ejemplo: contadores, administradores, analistas contables, etc.
- Diagramar los procesos de facturación. Es recomendable que estudies tus procesos actuales, los documentes, separes por etapas y diagrames. Esto ayudará a posteriormente maquetarlos en el entorno digital.
- Escoger el sistema o proveedor del servicio. Debes evaluar las opciones disponibles en el mercado y escoger aquella que para ti sea flexible, eficaz y que cumpla con las características y requerimientos de tus procesos contables.
- Implementación del sistema. Una vez que pasaste los anteriores pasos, lo siguiente es implementar el sistema, probarlo e ir adaptándose a él. Pon atención a las fallas que se presenten y corrígelas progresivamente.
- Comunicación del sistema. Una vez que lograste instaurar el sistema de facturación electrónica, lo siguiente es comunicarlo a todos los involucrados del proceso dentro y fuera de la organización.
Opciones para sistemas de facturación electrónica
Se encuentran disponibles dos opciones para este sistema de facturación. Ambos son perfectamente válidos y útiles para este fin.
El primero, es implementar un sistema separado de facturación digital. En él se cargan las facturas en una plataforma en la nube. No es muy práctico y tiende a ser engorroso, porque debe hacerse manualmente o, en su defecto, obliga a desarrollar integraciones que a la larga serán costosas.
La segunda opción es usar un software de facturación digital que se adquiere a través de un proveedor del servicio. Los costos no son muy altos, generalmente se cobra por transacción y mientras mayor sea el volumen de facturas menor es el costo.
Software para facturación electrónica
Existen múltiples software para la facturación electrónica, solo debemos evaluar nuestras opciones y escoger el que más se adapte a nuestras necesidades. Acá te dejamos algunos de ellos.
México:
Argentina:
Colombia:
Las anteriores alternativas son solo unas cuantas de entre cientos de opciones disponibles. Debes buscar y escoger la mejor para ti.
Conclusión
Ya sea voluntariamente o por obligación, acoger el sistema de facturación electrónica indiscutiblemente traerá beneficios a tu empresa, que se traducirán en la rentabilidad del negocio.
Además de reducir los costos, este método te permitirá estar a la vanguardia del mercado. También es un excelente puente para expandir nuestros negocios a los mercados internacionales.
Sin lugar a dudas, no puedes dejar pasar por alto esta herramienta. Si todavía no la tienes, considérala como una alternativa que te preparará para el futuro de la facturación.
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