El correo electrónico es una herramienta potencial que muchos suelen dejar de lado. A través de esta vía podemos comunicarnos con empresas, clientes, aliados y un largo etcétera, por lo que es importante saber escribir correos formales.
Aunque no existe una fórmula exacta para redactarlos, ya que dependerá de a quien vayan dirigidos, sí puedes seguir una serie de consejos y hacer uso de plantillas para que el proceso se haga más sencillo.
Consejos para redactar correos formales
Tanto para enviar el primer correo como para responder, es necesario tener en cuenta una serie de parámetros para que esta herramienta funcione. Aquí algunos consejos para lograrlo:
Estructuración del texto y formalidad del contenido
- Ten claro a quién va dirigido tu correo: Saber cuál es el propósito del mensaje es el primer punto para redactar un correo formal, porque no es lo mismo dirigirse a amigos o familia, que a jefes o inversionistas.
De no tomar en cuenta este parámetro, la información puede resultar inapropiada y brusca para el receptor. Por ello, tomar como base un protocolo profesional es necesario, esto hará que la comunicación sea respetuosa y efectiva.
[bctt tweet=”Saber cuál es el propósito del mensaje es el primer punto para redactar un correo formal. No es lo mismo dirigirse a amigos o familia que jefes o inversionistas. La información que es pertinente para unos puede resultar inadecuada para otros.” vía=”no”]
- Delimita la longitud del mensaje: En cuanto a correos se refiere, la precisión es necesaria para que estos cumplan su rol informativo.
Es probable que la persona a la que le envías tu correo reciba varios correos más en el día, por lo que tu mensaje puede perderse si no es conciso.
Por eso, es necesario ser detallado, sencillo, contundente, breve y conciso.
- Sé cortés: La formalidad es necesaria. Para lograrla, tu correo debe tener:
- Dirección concreta, formal y seria
- Saludo
- Estructura delimitada
- Despedida
Para seguir estos pasos hay que conocer la jerarquía del receptor y el grado de confidencialidad. Aun así, dos de los elementos más utilizados y genéricos son “Estimado Sr. / Sra.” como saludo y “atentamente” como despedida.
- Cuida la ortografía: La escritura habla por sí sola, así que cometer errores ortográficos no está permitido.
Es aconsejable revisar la versión final del texto por lo menos una vez y no confiarse de correctores automáticos. Además, los signos de puntuación deben ser bien utilizados para así delimitar correctamente las ideas.
De igual forma, prescindir del uso de preguntas retóricas y exclamaciones es de gran ayuda para hacer un correo formal.
[bctt tweet=”La escritura habla por sí sola. Cometer errores ortográficos le restará puntos a la imagen formal de tu empresa.” vía=”no”]
- Estructura bien las ideas: El correo debe estar bien estructurado, ser coherente y conciso para que el receptor pueda entender a cabalidad la información que se le está proporcionando.
Delimitar correctamente los párrafos, no hacerlos demasiado largos y colocarlos en el orden correcto es esencial en un correo formal.
Por otro lado, el uso de negritas y cursivas debe hacerse con moderación, pues estos detalles dirigen la mirada del lector a los puntos más importantes. Si se abusa de estos, el texto del e-mail pierde sentido.
Aunado a esto, escoger la fuente, el color y el tamaño correctos es importante para que la lectura del correo sea más sencilla.
- Cuida el tono: Al comunicarnos de manera escrita, todo lo que se diga puede ser interpretado de manera incorrecta si no se le da el tono adecuado.
[bctt tweet=”A diferencia de la comunicación oral, nuestro discurso escrito no va acompañado por la intensidad de la voz o gestos, por ello debemos ser lo más claros posibles.” vía=”no”]
Por ello, en los correos formales se deben eliminar ironías, sarcasmos o cualquier tipo de humor y limitarse a un tono concreto, formal y amistoso.
Formalidades de estructura y fondo
- Ten una dirección de correo formal: Los apodos, sobrenombres, abreviaturas, etc., no dan una buena imagen en los correos formales.
Utiliza direcciones generales de empresa y cuentas que tengan tu nombre real y que hagan alusión a tu cargo en la empresa, esto es mucho más serio y comprensible que un pseudónimo.
Cabe destacar que es recomendado que en el caso de las empresa, se opte por un dominio propio, que vaya seguido al @, pues esto da formalidad y veracidad.
- No dejes vacío el “Asunto”: Como se mencionó anteriormente, es probable que el receptor reciba muchos correos al día. Para evitar que el tuyo sea uno más, añadir un asunto significativo es de suma importancia.
Esto ayuda a que el correo sea formal, pues es un preámbulo a lo que el lector se encontrará en tu texto. Por ello, evita que sea demasiado corto, pero tampoco excesivamente largo, lo ideal es que definas brevemente de qué trata el correo.
- Delimita la dirección: Esto es clave para que tu correo sea formal. La dirección que está en el encabezado del correo electrónico puede ser de tres maneras:
- PARA: Es el destinatario del correo electrónico. En este apartado, puede haber más de un receptor. Se utiliza generalmente cuando se va a enviar información personalizada.
- CC: Esta abreviatura significa “con copia”, lo que implica que el correo se le envía a otras personas que no son el receptor que es tratado directamente. Estos no están en la obligación de responder el correo. Se trata mayormente de una formalidad.
- CCO: La O añadida significa “oculta” y permite que los otros remitentes no sepan que existe un tercero que recibe copia del correo.
Esta opción se utiliza principalmente para crear copias de seguridad de los correos, así como para informar a muchos receptores (al estilo newsletter) sin que estos sepan que hay otros remitentes.
- Las respuestas son igual de importantes que los correos iniciales: Brindar una respuesta formal también es imperativo para mantener la imagen. En este punto existen varias alternativas:
- Responder a todos: Si el correo que nos envían es grupal, existe la opción de responder a todos los remitentes. Utiliza esta opción solo si es necesario hacerlo, de lo contrario, crearás contenido innecesario para otros usuarios:
- Re: En latín, “re” significa “asunto relacionado”. Esta opción sirve para enseñarle al destinatario que el mensaje en cuestión es una respuesta a un correo anterior enviado por él. Es recomendable que este añadido se elimine, pues puede volverse tedioso.
- Niveles de cita: Esto aparece en correos que tienen muchas respuestas. Al igual que el anterior, son prescindibles. Sin embargo, mantener la información importante es necesaria, ya sea haciendo referencia a ella, resumiéndola en un nuevo correo o no eliminando las respuestas que la contienen.
- No existe un tiempo ideal de respuesta: Expertos aseguran que es imposible delimitar en cuánto tiempo es adecuado responder un correo, ya que responder demasiado rápido puede dar la sensación de presión y hacerlo demasiado lento puede transmitir desinterés.
Para solventar este problema, lo mejor es dar respuestas rápidas y específicas luego de 24 horas. Usar respuestas automáticas es de gran ayuda.
- Añade tu firma: Este es un punto que muchos dejan de lado y que es importante en los correos formales. Esta firma debe proporcionarle datos importantes al receptor, como por ejemplo:
En caso de tratarse de una persona:
- Nombre completo
- Cargo que desempeña
- Dirección
- Teléfono
En caso de tratarse de una empresa:
- Nombre de la empresa
- Dirección de la empresa
- Número de registro comercial
- Nombres de directores generales, miembros del consejo administrativo y cualquier cargo relevante, con su respectivo correo corporativo.
- No te olvides de los archivos adjuntos: En los correos formales, normalmente es necesario añadir documentos o imágenes que complementen el texto. Al hacerlo, debemos tomar en cuenta:
- El tamaño del archivo no debe ser mayor a 5MB
- El formato del archivo, pues no sabemos si el receptor tiene los medios para abrirlo
Correos para networking
Recordemos que el networking consiste en generar una red de contactos y vínculos empresariales entre gente que puede convertirse en un cliente potencial.
Este es un ejemplo de cómo podrías llegar a ellos a través de un correo formal:
Asunto: (nombre del cliente), me gustaría contar contigo en mi empresa
Hola, Claudia (nombre del cliente):
Mi nombre es Alejandro y (información sobre a qué te dedicas, cómo llegaste al cliente, qué puedes ofrecerle, para qué lo estás contactando. Esto debe ir en bloques de 4 párrafos).
Si estás interesada/o, me gustaría (aquí ofreces tus servicios).
¿Te podría llamar por Skype el próximo viernes para entablar un plan de negocios?
Espero tu respuesta,
Atentamente, (tu nombre y firma).
Comunicación con los colaboradores (empleados)
Hablar con tus empleados para informales asuntos pertinentes de la empresa es importante. Hacerlo a través de correos corporativos hace esta tarea más sencilla, pues con un solo clic puedes comunicarte con todos a la vez. Este es un ejemplo de cómo hacerlo:
Asunto: Pauta para la reunión del jueves
Buen día, estimados, espero se encuentren bien.
Este correo tiene como fin (se explica el motivo del correo).
Envío adjuntos (archivos que sean necesarios, circulares, convocatorias, pautas, etc.).
Nos mantenemos en comunicación,
Atentamente (tu nombre y firma).
Correos electrónicos para otras empresas
Tanto para hacer relaciones públicas, como para realizar alianzas y emprender negociaciones, los correos son de gran importancia para entablar contacto con otras empresas. Esta es una manera de hacerlo:
Asunto: Felicitaciones por sus logros empresariales
Es un placer dirigirnos a ustedes (nombre de la empresa). Desde (nombre de tu empresa) nos sentimos motivados por su labor.
Es por ello que hemos optado por ofrecerles alianzas con nuestros servicios (aquí se especifica el motivo del correo. Se delimita en pequeños párrafos).
Sin nada más que añadir, en (nombre de tu empresa) nos gustaría saber qué opinan sobre esta propuesta.
Esperamos su pronta respuesta,
Atentamente, (nombre y firma de tu empresa).
Conclusión
La base para que un correo formal funcione es que este sea informativo y concreto.
Esto quiere decir que un mensaje bien trabajado y un correo estructurado correctamente tiene un gran impacto sobre los receptores, mejorando nuestra imagen de empresa.
Hacer correos formales trae numerosos beneficios a largo plazo, entre los que destacan la creación de vínculos comerciales, buen funcionamiento empresarial y mejoras en la presencia de nuestra industria.
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